De beaux volumes
À l’issue de cette intervention qui aura duré 4 jours :
– Environ 46 ml d’archives définitives ont été identifiées, mises en boîtes et réparties selon les fonctions qui correspondent aux missions de la communes.
- La fonction surreprésentée : les marchés publics de travaux (17 ml environ).
- La fonction plus volumineuse que prévue : les ressources humaines car nous sommes allés au-delà des préconisations de la circulaire de 2009 sur les archives des collectivités territoriales, en conservant tout ce qui concernait la paie, afin que la commune puisse aider ses agents ou anciens agents à prouver leurs droits. Nous avions été mis en garde sur le fait que les bulletins de salaire n’étaient pas envoyés aux agents à certaines époques à Mayotte et que leur conservation par les agents était difficile.
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A la fin de l’intervention, une 1re salle d’archivage temporaireASF-FranceA la fin de l’intervention, une 2e salle d’archivage temporaireASF-France
– Environ 130 ml d’archives éliminables
Une situation sanitaire complexe
Parmi les éliminables, quelques typologies auraient dû être conservées en temps normal. Elles n’ont pas pu être sauvées en raison de leur état de moisissure extrême (encre presque totalement effacées, papier réduit à l’état de pâte, présence de vers et moisissures bleues, etc.). Ces documents ont stagné pendant plusieurs semaines dans l’eau et dans la boue…
Néanmoins, grâce au séchage et au dépoussiérage, des registres d’état civil, des délibérations, des dossiers de marchés, des permis de construire, des dossiers de paie et de carrière des agents ont pu être sauvés.
Le problème des dossiers « divers »
Nous avons rencontré une difficulté inattendue en faisant face à plusieurs dizaines de boîtes d’archives identifiées « divers » : un imbroglio d’affaires et de typologies, probablement issues de plusieurs producteurs et qui nécessite un tri pièce à pièce pour en comprendre l’origine et la finalité.
Ces boîtes étant dans un état sanitaire correct, elles ont été jugées non prioritaires, bien que certaines boites ont pu être traitées en tentant une ventilation par typologie et par année dans des boites vides. Elles seront à traiter par les agents de la commune.
Leur volume est estimé à environ 15 ml.
Petit déjeuner avec les agents
Pour cette dernière journée passée ensemble, les agentes du service Animation de Kani-Keli se sont mobilisées pour partager avec nous un petit déjeuner convivial et animé par un animateur de la commune !
Au menu :
- Beignets de manioc
- Bananes plantains caramélisées
- Brochettes aux olives
- Différents jus
