Quentin et Estelle sont arrivés la veille par différents moyens tandis que Marine a été accueillie de bon matin à l’aéroport par deux collègues des Archives départementales avec le traditionnel collier de fleurs.

La mission débute aux Archives départementales, par la rencontre avec Maxence Habran, directeur des Archives de Mayotte et Toilianti Dimassi, responsable de la section des archives contemporaines pour une visite du service avant de rencontrer toute l’équipe et de partager un moment convivial autour d’un véritable festin !

Au menu :

• Mabawa grillés : brochettes de poulet
• Mshakiki  : brochettes de boeuf
• Kakamkou  : bouillon de poisson et sauce citron
• Batabata  : bananes et manioc bouillis
• Feliki mhogo ou mataba  : feuilles de manioc au coco
• Salade de papaye
• Tchari ya manga : Achards de mangues vertes
• Bankora  : beignets de riz sucrés
• Makarara  : feuilletés avec sirop et sésame
• TsiTsibwi : boulette de farine de manioc à la vanille
• Boisson infusées à l’hibiscus, au tamarin, au comvava, au baobab…

Après ce très bel accueil, il était temps de charger la voiture de location avec le matériel aimablement prêté par les Archives départementales. On y trouve entre autres des aspirateurs, des casques de chantier, des raclettes, des brosses, des lingettes désinfectantes, des masques, des gants ou encore de l’alcool à 70, afin d’intervenir dans les locaux touchés par le cyclone ainsi que par les récentes intempéries.

Direction M’tsamgamouji escortés par Toilianti. Arrivés sur place, accueil par Laandhoiti Mabou, assistante de direction, accompagnée du DRH de la commune et de plusieurs collègues pour une visite du bâtiment des services techniques (une salle d’archives - la plus touchée par le cyclone) et de la mairie (3 locaux d’archives dont un seul a subi des dégâts).

C’est donc parti pour une première étape de tri et la préparation des éliminations réglementaires de la commune de M’tsamgamougi qui occuperont les deux prochains jours !

Dernière étape de la journée : direction le logement situé dans la commune de M’tsamboro à une vingtaine de minutes. Difficile de trouver le point de rendez-vous avec des réseaux GPS récalcitrants … Heureusement, Estelle connaît bien l’île ! Enfin sur place, rendez-vous avec Salima, notre hôtesse pour ces 3 jours dans le nord de l’île. Et quand la roue de la voiture se retrouve bloquée dans le caniveau, c’est la solidarité qui opère ! Un ami qui passait par là et voici la situation résolue en deux coups de volant (ouf !).

La journée se termine par un verre de coca sur la terrasse devant le coucher de soleil sur la mer aux chants du muezzin de la mosquée d’en face.

Étape 1 : Évacuer.

Tout ce qui n’est pas des archives (généralement des fournitures) : les stocks d’unités centrales, d’enveloppes et de ramettes de papier, rendus inutilisables par l’humidité.

Déjà, on y voit plus clair !

Étape 2 : Trier !

Ici en deux pôles : d’un côté les archives éliminables, de l’autre les archives à conserver

Étape 3 : Documenter.

C’est l’occasion de former la correspondante Laandhoiti Mabou à la rédaction d’un bordereau d’élimination.

Étape 4 : Réorganiser.

Comment sauvegarder des documents attaqués par la moisissure ?

• On retire tous les contenants abîmés ou contaminés
• On dépoussière (à la balayette ou à la lingette)
• On nettoie la salle : à l’heure actuelle, les documents ne peuvent malheureusement pas être entreposés ailleurs (pas d’autre local disponible et risque majeur de contaminer les documents sains dans les autres locaux)

  

  

Principales typologies préservées aujourd’hui :

• permis de construire ;
• arrêtés ;
• marchés publics de travaux (notamment des écoles de la commune) ;
• dossiers d’agents ;
• demandes de subventions ;
• les archives de l’Office municipal de la jeunesse et des sports (OMJS).

Estimation des volumes traités dans la journée :

• Archives conservées : environ 12 ml
• Archives éliminables : 4 m³ soit +/- 48 ml
• Fournitures évacuées : 6 m³
• 16 araignées, 25 poissons d’argent, 5 gros cafards (tous vivants !)

Dans la continuité de la journée d’hier, nous avons consacré ce mercredi à :

– terminer la préparation des éliminations réglementaires ;
– traiter les nombreux vracs ;
– assainir et reconditionner les archives définitives. Nos armes : balayette, lingettes désinfectantes ainsi que … le soleil et le vent qui leur ont fait beaucoup de bien !

Nettoyage et réorganisation du rangement dans le local.

Comment s’y prendre ?

Un bon coup d’aspirateur puis on badigeonne les tablettes et les murs d’alcool à 70°.

De nombreux agents ont passé une tête sur le chantier (30 m² environ d’archives étalées au sol) et dans le petit local (environ 2 m²). Beaucoup ont exprimé leur surprise qu’un si petit local ait pu contenir autant d’archives et de fournitures !

La journée a été marquée par des conditions plus difficiles que la veille :

– nombreuses coupures d’électricité
– coupures d’eau  : les toilettes sont inutilisables, on ne peut même pas se laver les mains… Ces coupures sont régulières à Mayotte et sont organisées par la SMAE, la société de distribution des eaux par secteur et durent environ 36h : ce sont les tours d’eau. Heureusement, notre hôte à M’tsamboro a prévu un baquet dans la salle de bain, qui doit être rempli quand l’eau circule.
– chaleur et humidité : c’est le début de la saison des pluies et les températures augmentent ainsi que l’humidité, ce qui rend le port de la blouse, du masque et des gants un peu inconfortable.

Plusieurs moments de pause bienvenus ont néanmoins ponctué la journée :

• Déjeuner au bord de la mer avec nos deux complices Laandhoiti Mabou et sa collègue

  

  

• Bain de mer à M’tsamboro après la journée de travail !

  

Une heure a suffi pour terminer de réorganiser la salle d’archives de la mairie annexe et de finir de documenter les éliminations. C’est maintenant à la mairie de jouer pour obtenir le visa des Archives départementales et procéder à une élimination sécurisée des documents.

Le reste de la matinée a été consacrée à la salle d’archives de la mairie, moins sinistrée mais où ont été entreposés des sacs poubelle de documents atteints par l’eau. Nous passons le relais à notre référente-archives Laandhoiti Mabou (à qui nous consacrerons un portrait demain !).

A 11h30, il est déjà l’heure de prendre la route et de se dire au revoir. Nous échangeons nos contacts et nous repartons avec des pin’s aux couleurs de M’tsangamouji.

Kwahéri M’tsangamouji, Gégé Kani Keli ! [1]

Le trajet est un peu plus long que prévu car la route de la côte ouest est bloquée par des manifestants pour protester contre le climat d’insécurité à Sada. Nous traversons donc l’île puis nous empruntons la route de la côte est vers le sud.

Après une pause pizza au bord de Musicale Plage à Bandrelé, il est temps de faire connaissance avec les agentes de la commune de Kani-Kéli (plus précisément le village de Choungui) où les archives endommagées par Chido ont été entreposées dans une salle des fêtes, elle-aussi touchée par le cyclone.

Cette première demi-journée a été consacrée à faire connaissance, à présenter les objectifs de la mission, à prendre possession des lieux et à organiser les prochains jours, notamment en emménageant deux petits locaux sur les côtés de la scène, qui serviront au stockage provisoire des archives définitives. Pour les équiper : réemploi du mobilier de la bibliothèque de la commune !

Chargée d’accueillir la mission ASF pour les trois jours passés dans sa ville, elle a été une précieuse ressource et s’est démenée pour que les archivistes obtiennent tout ce dont ils avaient besoin. Elle a aussi pu être formée à la rédaction d’un bordereau d’élimination, afin de pouvoir poursuivre ces opérations à l’avenir.

Juste avant notre départ, elle a accepté à répondre à quelques questions posées par Quentin (Q).

Q : Peux-tu te présenter en quelques mots ?

D : Je m’appelle Mabou Laandhoiti, je travaille à la mairie de M’tsangamouji en tant que secrétaire de direction et une partie de mes tâches est consacréee à l’archivage. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je vais vous parler un petit peu de mon parcours. J’ai fait un master de sociologie à l’université de Toulouse-le-Mirail. Une fois le master en poche, je suis rentrée à Mayotte. J’ai travaillé au CCAS de M’tsangamouji en tant que chargée de développement social pendant deux ans. Mais à force, je n’y trouvais plus mon intérêt, je n’étais plus productive. Je voulais voir autre chose que les appels à projets. En ce qui concerne l’archivage, je suis tombée dedans par hasard, je ne connaissais pas du tout. La mairie avait un poste vacant et personne ne voulait s’occuper de la fonction archives. Du coup je me suis proposée ! Je vais essayer, je veux voir jusqu’où je peux aller et là, actuellement je ne regrette pas du tout mon choix, je ne suis pas du tout déçue !

Q : Qu’est-ce qui t’a intéressé dans les archives ?

D : En s’y plongeant, on retrace l’histoire de mon village, la commune de M’tsangamouji. Pendant ces quelques jours plongée dans les documents, j’ai eu une idée de l’histoire de ma commune, notamment en ce qui concerne l’urbanisme et le foncier. J’ai compris qu’avant, les habitants n’avaient pas de parcelles, rien n’était enregistré. Puis la mairie a mis à disposition des parcelles, les habitants venaient payer pour avoir une parcelle dès qu’il y en avait de libres.

De ce que j’ai vu aussi, l’état civil avant, c’était un peu compliqué… En fait, au sein d’une famille, si on estimait que quelqu’un était plus prometteur, on avait tendance à vouloir le mettre en avant au détriment des autres. Donc au sein d’une même fratrie, on inscrivait plusieurs fois le même enfant à l’école sous les identités de ses frères, qui eux n’allaient pas forcément à l’école. On allait jusqu’à baisser l’âge en trichant sur l’année de naissance pour que il puisse avoir une scolarité. Ce qui m’a aussi marquée, c’est que les années de naissance n’étaient pas forcément relevées à Mayotte. Donc pour les pièces d’identité, on estimait l’âge en fonction de la dentition des gens…

En terme d’infrastructures, les bâtiments n’étaient pas comme ils sont aujourd’hui. Et je vois qu’il y a eu une vraie évolution. Ce qui est dommage, c’est qu’il nous manque des archives sur le sujet. Mais avec celles qu’on a, on se rend compte que depuis les années 2000-2010, la mairie se projette, elle voit sur le long terme. Avant, on faisait pour répondre à un besoin, mais actuellement, on se préoccupe plus aussi de la question environnementale. Et on s’assure également qu’on fait quelque chose pour le long terme, on se projette à 10-20 ans. Alors qu’avant c’était juste maintenant, à l’instant T.

Q : D’après toi, pourquoi c’est important de conserver ces documents-là ?

D : Parce que moi-même je connais peu mon histoire, mon héritage culturel. Lorsque j’étais élève, on n’enseignait pas l’histoire de Mayotte à l’école. Alors que c’est essentiel que je connaisse à minima mon histoire. C’est mon héritage. Ça serait bête de me retrouver quelque part, qu’on me pose des questions « alors tu viens d’où, c’est comment ? » et je ne pourrais pas retracer mon histoire. C’est très important, surtout pour les générations à venir. Je commence à mieux la comprendre et enfin je peux dire que voilà, je connais un petit peu mon histoire et ça c’est une fierté, c’est une chance pour moi !

Q : Qu’est-ce que tu retiendras de ces trois jours à travailler sur l’archivage avec nous ?

D : C’était vraiment intense, c’est ce qui me faisait peur. Mais franchement le défi a été relevé et je vous remercie beaucoup pour ça ! Si vous n’étiez pas intervenus, toute seule ça aurait été quasi impossible de gérer tout ça, d’autant plus que je ne suis pas du secteur. Mais là j’ai pu voir pas mal de choses. Donc, que du positif !

Q : Ça a été quoi pour toi le pire moment de ces trois derniers jours ?

D : Lorsque je devais solliciter les collègues. Parce qu’autant j’ai plus anticiper certaines choses, mais les demandes de dernière minute, t’es obligée d’aller voir les services techniques par exemple, de doucement leur demander « je pourrais avoir ça … » et de faire en sorte qu’ils répondent à nos besoins. Et ça, c’était compliqué, les besoins de dernière minute, comme par exemple obtenir les bâches, des choses comme ça.

Q : Et le meilleur moment alors ?

D : Lorsque j’ai vu la salle bien rangée ! C’était très satisfaisant ! Le travail est fait.

Q : Tu voulais rajouter quelque chose ?

D : Franchement, je me donne 2-3 ans et soit je vais faire la formation, me former au métier d’archivage et rentrer carrément dans le milieu. Sinon, c’est sûr que tôt ou tard, je reviendrai là-dessus. Parce que je n’ai pas fini de retracer mon histoire. C’est mon héritage et j’aimerais bien le connaître au mieux !

Priorité aux éliminations réglementaires !

On ne perd pas de temps à traiter des archives qui peuvent dès maintenant être éliminées. Déjà 7 m³ (+/- 84 ml) ont été identifiés comme éliminables. Le bordereau d’élimination est en cours de rédaction.

Que faire pour les archives définitives ?

Elles sont réparties sur les étagères par grands thèmes à l’aide d’affichettes (RH, budget / finances, marchés publics, arrêtés, jeunesse et sports, état civil, etc.). Toutes les nouvelles boîtes fournies par la commune ont été montées mais la priorité n’est pas au reconditionnement de l’ensemble, plutôt de celles qui ont été sévèrement endommagées.

De l’aide bienvenue !

Environ une dizaine de collègues de la commune de Kani-Keli, notamment issues des services de la bibliothèque municipale, sont venues prêter main forte.

Lors des échanges préalables avec l’équipe d’ASF, la commune avait spécifiquement exprimé un souhait de formation de ses agents. Des binômes ont été formés avec les trois archivistes pour s’initier à la préparation des éliminations réglementaires, à l’identification des archives définitives, au reconditionnement, à la reprise d’informations élémentaires (objets, dates) et à l’appropriation des outils de traitement (circulaire, tableau de gestion.)

Par ailleurs Maxence Habran, directeur des Archives départementales de Mayotte s’est rendu sur place en appui ponctuel :

• repérage des typologies à sauvegarder (notamment délibérations et permis de construire) et participation à la mise en place de l’espace de séchage au sein de la salle des fêtes ;

  

• désinfection feuille à feuille et séchage à plat dans l’espace le mieux ventilé. Il relate sa visite sur Linkendin

  

De beaux volumes

À l’issue de cette intervention qui aura duré 4 jours :

– Environ 46 ml d’archives définitives ont été identifiées, mises en boîtes et réparties selon les fonctions qui correspondent aux missions de la communes.

• La fonction surreprésentée : les marchés publics de travaux (17 ml environ).
• La fonction plus volumineuse que prévue : les ressources humaines car nous sommes allés au-delà des préconisations de la circulaire de 2009 sur les archives des collectivités territoriales, en conservant tout ce qui concernait la paie, afin que la commune puisse aider ses agents ou anciens agents à prouver leurs droits. Nous avions été mis en garde sur le fait que les bulletins de salaire n’étaient pas envoyés aux agents à certaines époques à Mayotte et que leur conservation par les agents était difficile.

– Environ 130 ml d’archives éliminables

Une situation sanitaire complexe

Parmi les éliminables, quelques typologies auraient dû être conservées en temps normal. Elles n’ont pas pu être sauvées en raison de leur état de moisissure extrême (encre presque totalement effacées, papier réduit à l’état de pâte, présence de vers et moisissures bleues, etc.). Ces documents ont stagné pendant plusieurs semaines dans l’eau et dans la boue…

Néanmoins, grâce au séchage et au dépoussiérage, des registres d’état civil, des délibérations, des dossiers de marchés, des permis de construire, des dossiers de paie et de carrière des agents ont pu être sauvés.

Le problème des dossiers « divers »

Nous avons rencontré une difficulté inattendue en faisant face à plusieurs dizaines de boîtes d’archives identifiées « divers » : un imbroglio d’affaires et de typologies, probablement issues de plusieurs producteurs et qui nécessite un tri pièce à pièce pour en comprendre l’origine et la finalité.

Ces boîtes étant dans un état sanitaire correct, elles ont été jugées non prioritaires, bien que certaines boites ont pu être traitées en tentant une ventilation par typologie et par année dans des boites vides. Elles seront à traiter par les agents de la commune.
Leur volume est estimé à environ 15 ml.

Petit déjeuner avec les agents

Pour cette dernière journée passée ensemble, les agentes du service Animation de Kani-Keli se sont mobilisées pour partager avec nous un petit déjeuner convivial et animé par un animateur de la commune !
Au menu :

• Beignets de manioc
• Bananes plantains caramélisées
• Brochettes aux olives
• Différents jus

État des lieux

Les archives sont conservées au premier étage de la mosquée du village de Poroani qui est un bâtiment municipal.

Nous l’avons découvert sous une pluie battante : la saison des pluies a commencé !

L’intégralité des archives intermédiaires et définitives de la commune de Chirongui sont conservées dans ce bâtiment. Elles y ont été transférées récemment (il y a moins de 10 ans).

Passé archivistique

Hanima Ibrahima, maire de Chirongui de 2008 à 2020, était sensibilisée au patrimoine et à l’importance de l’archivage. La commune dispose donc de bases solides pour la gestion de ses archives, notamment grâce au travail d’une correspondante archives (jusqu’à 100% consacré à l’archivage). Avec d’autres agents de la commune, elle a bénéficié d’une formation CNFPT.

Les résultats sont encore visibles aujourd’hui, même si la commune n’a plus de correspondant archives. La salle est équipée de rayonnages fixes de bonne qualité, les documents en rayonnages sont très bien tenus. Un récolement a été débuté.

Malheureusement, des versements en vrac ont été déposés au sol en plusieurs endroits de la salle. Ce sont principalement eux qui ont été endommagés par les eaux.

Dégâts

Chido a endommagé la toiture de la mosquée en plusieurs endroits. On constate des fuites par le plafond et par les volets et de l’eau stagnante au sol. Vu la pluie battante de la mâtinée, nous avons donc travaillé les pieds dans l’eau !

Notre première action a donc consisté à traiter les documents endommagés par l’eau en mettant en place l’habituelle chaîne de séchage : nettoyage des tablettes, identification des typologies à sauver, étalage des documents à l’air libre brassé par les ventilateurs plafonniers et l’aération naturelle du bâtiment. Puis nous avons débuté le traitement des vracs et la réorganisation de la salle.

Nos objectifs pour cette intervention :
– Traiter les versements en vrac
– Mettre en place les éliminations réglementaires

– Former les agents venus prêter main forte
– Réorganiser la disposition de la salle

Nos tops

– Le bébé lézard dont l’œuf avait été gardé au chaud dans une boîte et qui éclot à la sortie (évidement, on l’a appelé Archie !)

– Quasi absents au nord de l’île (M’tsanboro ou M’tsangamouji), les maki (lémuriens) sont partout au sud pour notre plus grand joie !

– Les roussettes (chauve-souris)

– Les coqs et les poules (dont une famille a élue domicile dans le chantier de la maison voisine de la nôtre)

– Bananiers, cocotiers, manguiers, baobab … et fleurs à profusion !

– Araignée rencontrée au détour d’une balade

Nos flops

– Noire, blanche ou orange : la moisissure ne cesse de nous surprendre

– Les cafards dont le plus gros de la taille d’un pouce

–  Les poissons d’argent qui prolifèrent dans les boîtes humides …

Bye-bye Chirongui

Nous avons fait nos adieux à Chirongui où nous avons aussi vécu pendant plus d’une semaine.

Les archives définitives de la commune vont demeurer au premier étage de la mosquée où nous avons travaillé pendant deux jours et demi.

Notre intervention a permis de préserver 31 ml d’archives définitives, dont environ 1 ml que nous avons sauvé de la destruction en les faisant patiemment sécher feuille à feuille. L’équivalent de 3 boîtes est toujours en train de sécher sur place …

Par ailleurs, 5m3 de documents ont été identifiés comme éliminables et sont entreposés dans la salle dans l’attente du visa du directeur des Archives départementales.

Nous avons également déplacé les archives pour les éloigner des fuites du plafond.

Depuis Chido, le bâtiment n’a toujours pas été mis hors d’eau. Il convenait donc d’éviter de nouveaux dégâts liés aux eaux de pluie. Des seaux ont également été disposé aux endroits où les fuites apparaissaient.

Nous avons également remarqué que si l’ensemble des boites avaient été touchées par les eaux suite au passage du cyclone, elles ont toutes pu sécher grâce à la ventilation des locaux.

Résultat : très peu de moisissures hormis les boites restées au sol. Néanmoins, toutes les boites fragilisées par l’humidité mériteraient à terme d’être changées.

La priorité était d’assainir la situation en traitant tous les documents atteints par l’eau et étalés au sol. Désormais, la situation est assainie et les opérations archivistiques peuvent reprendre !

La boucle est bouclée...

Après les adieux à Chirongui, retour à Mamoudzou pour déposer Estelle au pied de la barge qui l’emmène vers l’aéroport. Puis direction, les Archives départementales afin de restituer le matériel prêté pour la mission. Une arrivée qui tombe à pic… puisque nos collègues ont subi un dégât des eaux le matin même !

C’est donc reparti pour les opérations de séchage… L’avantage, c’est que nous sommes déjà rodés !

Et c’est maintenant un week-end de repos bien mérité pour Quentin et Marine.
Retour en métropole mardi prochain !