L’assemblée de début de journée
Un chantier des fonds, a fortiori un chantier école, n’est efficace que si l’on réfléchit ensemble à notre mode opératoire et, cette semaine, nous avons voulu renforcer la collaboration et la prise de décision collective. Plusieurs points ont été abordés, de l’enregistrement méthodique aux difficultés de description, notamment l’arriéré d’enregistrement de dossiers déjà décrits mais qui attendent d’être intégrés au fichier de récolement pour être cotés et mis en boîtes. Nous avions réfléchi la veille au soir à une solution pour régler ce problème, à savoir la mise en place d’un guichet d’enregistrement des articles.
La mise en place du guichet d’enregistrement
Dans un bureau à côté de la salle de tri, nous avons installé trois postes informatiques opérés pour l’instant par une missionnaire et deux chargées d’étude des Archives nationales. Nous avons rajouté une étape à la chaîne : deux missionnaires “volantes” s’occupent de vérifier que les descriptions sont aux normes et conformes au contenu du dossier, après quoi l’archiviste se rend au guichet pour faire enregistrer son article à l’un des trois postes. Le poste principal administre le fichier définitif de récolement, les deux autres administrent des fichiers provisoires attribuant des cotes également provisoires et dont les entrées sont réintégrées en fin de journée sur le poste principal ; nous pouvons alors coter toutes les boîtes de manière définitive. Il ne faut pas s’emmêler les crayons !
Nous avons été ravies de voir que cette méthode a considérablement amélioré l’efficacité de l’enregistrement et de savoir que ces outils pourront être réutilisés par nos collègues malgaches après notre départ.
Des découvertes belles et utiles
Plus nous pénétrons dans le fonds, plus nous en comprenons l’organisation et plus nous faisons la découverte de pièces exceptionnelles. Dans un dossier de demande d’aide financière américaine, nous avons pu retrouver un bel ensemble de cartes illustrées destinées à appuyer la demande pour construire ou rénover des infrastructures routières.
Une autre belle surprise qui ne peut que ravir toute archiviste un peu fainéante : un document détaillant le plan de classement des archives du Commissariat lorsqu’elles étaient encore en usage. Outre les pistes qu’offre un tel document pour orienter notre classement final, il nous donne des informations précieuses sur l’organisation administrative du Commissariat au plan. Cela ne nous épargnera pas, demain, de nous triturer les méninges ensemble pour aboutir à un plan de classement à la fois clair, pratique et aussi proche que possible de l’organisation archivistique originelle.
Fabien enregistre ses cartes !
Du côté des cartes de Claudine, Fabien et Tolotra, la description, le conditionnement et l’estampillage sont presque terminés, ce qui a permis à Fabien de créer un fichier d’inventaire annexe pour une sous-série CGP-CP (cartes et plan).
Lui aussi, entre deux cartes, fait de belles découvertes de grands formats figurés, comme cette bande dessinée de prévention sur la sécurité des enfants.
Demain, nous aurons le plaisir de visiter les Archives avec la Directrice Claudine ! Nous aurons aussi à établir un plan de classement, à réfléchir au conditionnement de dossiers hors-format (i.e. qui ne rentrent pas dans nos boîtes), à continuer le classement et l’enregistrement … Il y aura de quoi s’occuper !