Mercredi 1^er novembre

Malgré un début de voyage un peu stressant, nous sommes arrivés à Brazzaville vers 20h, attendus par Brice Isinove Owabira (directeur du Centre national des archives et de la documentation) et M. Akondjo (responsable administratif et financier), qui nous ont accompagnés vers notre logement.

Une fois installés à l’hôtel, nous en avons profité pour faire le point sur le planning de nos 10 jours de présence.
En voici un résumé sommaire :

• Jeudi 2 - site de Ouenzé : découverte des fonds à traiter pour la formation la semaine suivante, mise en place de la logistique et de la méthodologie.
• Vendredi 3 - site de Bacongo : rencontre avec les agents des Archives nationales pour assurer le suivi de la formation de numérisation qui avait eu lieu en 2019.
• Samedi 4 - déplacement à Pointe-Noire, afin de découvrir les archives de l’administration du Moyen-Congo conservées à la préfecture et de déterminer la mise en place d’une mission lors de la saison sèche à la fin du printemps 2024.
• Lundi 6 à jeudi 9 - formation au traitement sur le site de Ouenzé.
• Vendredi 10 - bilans en tous genres.

Jeudi 2 novembre

A bord d’un légendaire taxi vert, nous arrivons à Ouenzé pour découvrir le fonds du personnel, qui sera à traiter lors de la formation et qui avait été versé sans aucune description par le ministère de la Fonction publique.

Après un tour des trois espaces de stockage de ces dossiers, nous estimons le volume à traiter entre 100 et 120 mètres linéaires, dans deux conditionnements différents :

Des boîtes de 0,20 ml comportant une identification par lot,

Des malles, qui à l’ouverture présentent quelques surprises :

Définir une méthodologie

La deuxième étape a consisté à définir une méthodologie de traitement, en concertation avec Brice Owabira, Lydie Ntsoumou et Donatien Ondzala.

Après étude du contenu des boîtes, il a semblé judicieux d’opérer un tri entre d’une part les dossiers du gouvernement général de l’Afrique équatoriale française et d’autre part ceux de la République du Congo.

Début du travail de tri

Les équipes sur place ont procédé à un nettoyage général des futurs espaces de travail.
Lydie, Donatien et nous avons effectué un dépoussiérage sommaire des dossiers et la première répartition des dossiers en deux endroits distincts.

Un dossier a particulièrement retenu notre attention, car remontant à 1893 !

Fatigués mais contents

Forts de ce dur labeur, après quelques ablutions, nous nous sommes dirigés vers l’Institut Français du Congo pour y rencontrer Myriam Boyer, conseillère en politique des musées travaillant à Expertise France au profit du MICTAL (ministère des Industries culturelles, touristiques, artistiques et des Loisirs) pour faire le point sur les problématiques soulevées lors de cette journée.

Suivi de la formation de numérisation

Arrivés le matin aux Archives nationales sur le site de Bacongo, nous redécouvrons les lieux et prenons la mesure des évolutions depuis 2019. Il faut se souvenir que, lors de notre dernier passage, le bâtiment était en fin de travaux et ne comportait alors ni mobilier, ni les fonds d’archives de l’AEF.

Nous rencontrons plus particulièrement Varès Ibalak, Lydie Nzassi et Gaston Akondzo, qui sont chargés de la numérisation sur site.
Lydie et Gaston avaient suivi la formation en 2019. Varès, recruté ensuite, est l’informaticien du service et pilote les opérations de numérisation.
Varès nous apprend que, à plein régime, plus de 1 200 vues par jour peuvent être réalisées par l’équipe au complet.
Nous décidons de nous répartir les rôles :

• Vincent demande à Lydie et Gaston de lui montrer comment ils procèdent pour la numérisation, de la prise de vue à l’indexation. L’objectif est de savoir si le protocole défini en 2019 est bien appliqué et s’il nécessite des ajustements.

• Marie prend du temps avec Varès pour faire le point sur le matériel, sa configuration et les améliorations possibles.

Le bilan de Vincent :
L’étape de la prise de vue est acquise par l’ensemble de l’équipe. La description-indexation est à améliorer et le protocole à mettre à jour pour correspondre au plus juste aux moyens matériels et humains et à leurs pratiques.

Le bilan de Marie :
Il semblerait que les onduleurs n’aient pas le temps de recharger, ce qui ne permet pas de compenser les baisses de tension. Les Archives nationales ont fait l’acquisition d’un serveur NAS, vide pour le moment : il serait urgent d’y transférer les fichiers de numérisation pour assurer leur sauvegarde. Quelques paramètres du scanner ont été changés ; il reste des améliorations à mettre en place.
À noter que cette session matinale a été émaillée de nombreuses baisses de tension électrique engendrant la coupure des ordinateurs.

Rencontre avec la Ministre

Madame Lydie Pongault [1], ministre de l’Industrie culturelle, touristique, artistique et des Loisirs, nous a reçu en compagnie de Samuel Kidiba, son conseiller patrimoine et archives, ainsi que de Brice Owabira et Myriam Boyer.
Après un rappel sur le rôle de l’association Archivistes sans frontières et les précédentes missions effectuées, nous présentons les objectifs de la mission 2023, le planning prévisionnel et nos premières constatations faites à Ouenzé et à Bacongo. Les quelques points problématiques sont évoqués ensemble : l’infestation de certains documents conservés à Ouenzé, les besoins en conditionnements (boîtes, chemises), l’absence de matériel informatique pleinement opérationnel et la nécessité de formation pour que des agents des Archives nationales se sentent plus à l’aise pour travailler sur ordinateur.
Nous sentons la Ministre et son conseiller très sensibles au patrimoine archivistique du Congo et à l’écoute des projets colossaux qui attendent les Archives nationales du Congo, à Brazzaville mais aussi à Pointe-Noire.
Une restitution de notre travail leur sera faite en fin de semaine prochaine, avant notre départ.

Logistique et pause

Nous nous dirigeons ensuite vers l’aéroport afin d’acheter les billets pour le voyage à Pointe-Noire et, croyez-le ou non, ce ne fut pas si facile ! Après une pause déjeuner en face de Kinshasa (qui est quand même à au moins 5 km) et avoir admiré le fleuve, nous décidons de rentrer à l’hôtel afin de commencer à rédiger les supports de formation.

Trans Air Congo (TAC) : tic-tac, tic-tac

Après nous être levés aux aurores, nous nous rendons à l’aéroport de Brazzaville vers 7h15 pour prendre l’avion à destination de Pointe-Noire prévu à 9h30. Le temps d’attente a été long pour nous, et le vol intérieur un peu retardé, comme d’habitude manifestement : l’archiviste sans frontières doit souvent faire preuve de patience…
Nous arrivons finalement à Pointe-Noire vers 11h15 où nous attendent Gustave Mavoungn, directeur départemental patrimoines et archives, et Christiane-Irène Mboungo, agent des Archives nationales du Congo (accompagnée pour l’occasion de sa fille).

Si les taxis sont tous verts à Brazzaville, ils sont bleus à Pointe-Noire pour rappeler la couleur de l’océan.
Nous nous rendons sans plus attendre à la préfecture de Pointe-Noire où sont conservées les archives.

Un fonds d’archives en péril

À la préfecture de Pointe-Noire, qui fait face à l’océan, nous gravissons tous les cinq les escaliers pour atteindre le 3^e étage, où se situe le local des archives. Cette fois-ci, nous allons pouvoir enfin voir les archives : Christiane-Irène a la clef du local ; nous ne retrouverons pas les obstacles de 2019 !
La salle est très encombrée d’archives en tous sens et très sales. Aux couches de poussière, omniprésentes, s’ajoutent la rouille des meubles métalliques à clapet, les moisissures sur certains documents et les déformations des boîtes à cause du poids et de l’humidité. Avouez qu’on est loin des conditions de conservation optimales et qu’à terme ces archives sont menacées de disparition si rien n’est fait !

Quand il faut y aller...

En bons archivistes n’ayant peur de rien, Marie manipule les documents çà et là pour mieux en apprécier leur contenu et leur intérêt historique, tandis que Vincent cherche à estimer la volumétrie présente dans ce local. Au total, il y aurait environ 90 à 100 mètres linéaires, parmi lesquels 10 ml conditionnés et décrits en 2017 lors d’une mission soutenue par la British Library et l’Université de Genève (100 boîtes numérotées où figure l’intitulé « TMC » pour « Territoire du Moyen-Congo ») [1].

Un peu de sport

Après avoir escaladé et déplacé des meubles devant le local ne fermant pas à clef où nous avions constaté un important vrac en 2019, nous remarquons la disparition des documents. Ne resteraient que des boîtes vides. Nous chargeons Christiane-Irène d’enquêter sur cette affaire.

Déjà le bilan

Après cette visite, nous avons poursuivi les échanges au Cercle Africain, ancien bâtiment réhabilité et transformé en musée sur l’histoire de la ville de Pointe-Noire et du chemin de fer Congo-Océan : réalisé avec le soutien d’Eni-Congo, de Total-Congo et de l’UNESCO, ce musée a été inauguré le 3 décembre 2018 par le ministre des Hydrocarbures [2].

Après un dialogue nourri sur les perspectives de travaux pour le nouveau bâtiment, sur le projet de déménagement et sur les pistes d’une possible intervention future d’Archivistes sans frontières, nous avons pris la pose pour la photo-souvenir de cette journée à Pointe-Noire.

Le temps est alors venu de retourner à l’aéroport, pour reprendre l’avion et revenir à Brazzaville pour la suite de la mission

Présentation des règles de conservation préventive

Les agents des Archives nationales travaillant de 8h à 14h, nous avons pris le parti de nous caler sur leur rythme de travail habituel. C’est donc de bon matin que nous sommes arrivés à Ouenzé.
Nous avons pu constater que le matériel commandé était bien arrivé, les boîtes montées et les sols dépoussiérés.
Vincent a commencé la session en détaillant la fiche sur la conservation préventive que nous avions rédigée les jours précédents. Il s’agit de rappeler des règles de base, de manière simple, pour ne pas risquer d’endommager les documents.

Sitôt présentée en session plénière à tous les participants, la fiche sur la conservation préventive est placardée à l’entrée d’un des magasins.

Le fordisme au service des archives

Nous avons poursuivi en expliquant le processus de traitement et classement :

• Sortir les dossiers de leur boîte d’origine
• Vérifier l’intégrité du dossier [parfois les sous-dossiers ont été mélangés] et son identification dans la série « DPGG » ou « DPRC »
• Lire le nom et les prénoms de l’agent concerné
• Rechercher les dates extrêmes du dossier, et si nécessaire enlever les pièces métalliques encore présentes
• Evaluer l’état sanitaire du dossier : présence de moisissures, fortes dégradations
• Conditionner les dossiers dans des chemises constituées de feuilles A3 pliées en 2
• Ranger les dossiers dans des boîtes neuves

En parallèle à ces différentes étapes, un fichier de récolement est saisi en temps réel sur nos ordinateurs personnels, prêtés pour l’occasion.
Pour la cotation des dossiers, il a été convenu de distinguer 2 séries :
–  « DPGG » pour dossiers du personnel du Gouvernement général de l’AEF (dossiers les plus anciens, ouverts avant 1960)
–  « DPRC » pour dossiers du personnel de la République du Congo (dossiers un peu plus récents, couvrant généralement les années 1960-1980)

Pour faciliter le travail de saisie et également les recherches futures, le choix a été fait de coter dossier par dossier en continu.

Après quelques tours de chauffe, les agents des Archives nationales répartis en 2 groupes sont à présent opérationnels pour décrire et conditionner les dossiers du personnel.

Vincent se charge du groupe GG et Marie du groupe RC.
Quelques photographies émaillant les dossiers viennent égayer les opérations de traitement.

Nous sommes très fiers de nos équipes qui ont réalisé un travail de qualité et n’ont pas hésité à poser de nombreuses questions.

Rendez-vous est donné demain à la même heure et avec les mêmes équipes.... Nous sommes attendus de pied ferme !

De retour dans nos pénates nous terminons par un point téléphonique avec Myriam Boyer pour faire le bilan de notre mission exploratoire à Pointe-Noire et de la première journée de formation.

Oui !

Chacun a retrouvé son poste dans les deux groupes.
Le nombre de dossiers traités aujourd’hui est bien supérieur à celui de la veille, c’est le signe que chacun gagne en assurance.
Un contrôle des étapes est encore nécessaire mais les agents sont quasiment autonomes avec plus ou moins d’aptitudes selon les cas.
Parfois les mots sont superflus, nous vous proposons aujourd’hui un retour en images sur les deux groupes au travail.

L’équipe GG

L’équipe RC

Quelques pépites

Clap de fin de journée, Madame Ntsoumou ferme les portes… nos archives sont en sécurité…
Rendez-vous demain !

Le travail de classement se poursuit

Les 2 groupes constitués d’agents des Archives nationales ont continué les opérations de description et de conditionnement des dossiers du personnel : quelques-unes avaient commencé le travail de grand matin, avant même notre arrivée.
C’est pour nous très satisfaisant de constater qu’ils sont dorénavant en capacité de mener à bien ce travail de classement.
Le classement des dossiers du personnel du gouvernement général de l’AEF et de la République du Congo permet de découvrir des tranches de vie de Français, Russes, Suédois, Haïtiens... venus travailler, et de Congolais ayant fait la majeure partie de leur carrière dans les administrations locales.
Voici quelques extraits de dossiers vus aujourd’hui :

Que d’eau ! que d’eau !

Des pluies diluviennes ont commencé en milieu de matinée. Lydie Ntsoumou a alors fait un tour du bâtiment, afin de s’assurer que l’eau ne pénètre pas à travers les fenêtres entrouvertes pour permettre l’aération des salles. Une situation d’urgence a alors émergé : une infiltration dans le magasin situé à l’étage. Ni une, ni deux, nous prenons le parti de déménager, avec l’aide de quelques agents, le contenu d’un épi à proximité immédiate de l’infiltration : les quelques boîtes ne risqueront pas d’être dégradées, en attendant la réparation de la toiture.

Vous souvenez-vous des photos prises le premier jour à Ouenzé où nous nous lavons les mains grâce à un robinet extérieur. Le voici aujourd’hui après seulement ½ heure de pluie.

Vincent s’interroge sur nos conditions de retour : on nous propose un porteur pour nous éviter les pieds mouillés ou de prendre une moto…. Finalement tout s’arrange et la pluie se calme.

Marie prend alors son courage à deux mains pour prendre la photo de notre équipe de choc, devant le site des archives à Ouenzé.

Après une matinée bien chargée, nous reprenons le taxi pour retourner sur le second site des Archives nationales, à Bacongo  : Varès nous attend pour revoir ensemble le paramétrage des appareils de numérisation.
Nous lui proposons différentes solutions facilitantes, qui semblent lui convenir.

Pour le plaisir

Inutile de s’étendre, les photos parlent d’elles-mêmes sur nos pépites du jour et nos moments partagés.

Distribution de madeleines et de bonbons

Le bilan

En chiffres :

• 7,3 mètres linéaires triés, dépoussiérés, classés, cotés, conditionnés,
• 289 dossiers du gouvernement général de l’AEF et 461 dossiers de la République du Congo qui ont été décrits au cours des 4 jours.
Pour le bilan humain, une équipe ayant gagné en compétences tout au long de la semaine et largement autonome dans la poursuite du chantier.

Matondo

Matondo (ou « merci » en Lingala) à Brice Isinove Owabira, Lydie Noëlle Ntsoumou, Edvy Prudencia Varès Ibalank, Donatien Ondzala, Gaston Akondzo-Koumou, Astrid Varins Batola Debi, Destin Staël Engondo-Ngondo, Rochelvie Mossele, Maria Scarelle Ibata Ingoba, Andrel Ibongo-Oko, Charlie Itoua, Colombe Mbemba, Viviane Mbouatola, Achille René Mizingou, Ruth Mavie Ngambou Eboué, Lydie Nzassi, Lionel Gloir Okani, Eliane Olandzobo, Mylène Ondaye, Gustave Mavoungn, Christiane-Irène Mboungo, pour leur accueil, leur écoute et leur motivation.

Et Toko Koutana (« à bientôt » en Lingala).

Vite... il faut imprimer !

Ce matin nous nous sommes dirigés vers le site de Bacongo pour imprimer les fichiers excel de cotation/description des dossiers du personnel avec des lignes vides afin que les agents du site de Ouenzé puissent continuer le travail engagé en recopiant les données à la main, en attendant l’arrivée éventuelle d’un ordinateur.

Puis nous avions rendez-vous à l’imprimerie du cabinet du Ministère pour faire une impression sur papier cartonné des attestations de formation que nous souhaitons donner aux stagiaires.

Rendez-vous avec Madame le Ministre

Comme prévu la semaine dernière, nous sommes attendus par Madame le Ministre Lydie Pongault et son conseiller patrimoine et archives, Samuel Kidiba, afin de leur présenter un bilan de notre mission effectuée et proposer un plan d’action pour la bonne poursuite du travail.

C’est donc en compagnie de Myriam Boyer et de Brice Owabira que nous rappelons les 3 objectifs de la mission et détaillons les réalisations au cours de ces 10 jours :

• Suivi de la formation et du protocole de numérisation initiés en 2019.
• Formation à la conservation préventive et au classement de documents sériels.
• État des lieux des actions à mener à la préfecture de Pointe-Noire sur les Archives de l’AEF.

Les objectifs ont été atteints. Notre plus grande satisfaction est que les agents des Archives nationales ont d’une part mis en pratique immédiatement les recommandations présentées sur la conservation préventive et sont d’autre part pleinement autonomes pour mener à bien les opérations de classement engagées.

Nous sortons de ce rendez-vous très satisfaits de l’écoute et la compréhension de nos interlocuteurs. La matinée se termine par une « photo de famille », selon les termes employés, et d’une interview de vos serviteurs par le service communication du cabinet du Ministère.

Au revoir Ouenzé

Forts de cette rencontre enthousiasmante, nous nous dirigeons alors vers le site de Ouenzé avec déjà un peu de nostalgie.
L’équipe présente est au travail et s’attelle à la poursuite du classement des dossiers du personnel, selon la bonne méthodologie. Nous leur fournissons l’impression du fichier excel et nous nous excusons de l’absence d’attestations, car nous n’avons pas réussi à obtenir les signatures dans les temps. Leurs attestations arriveront la semaine prochaine.
Nous faisons alors un résumé succinct de notre échange avec Madame le Ministre et c’est non sans émotion, après les petits cadeaux et photos souvenirs, que nous repartons de ce site des Archives nationales du Congo : ces quelques jours passés ensemble nous ont autant apporté au niveau tant humain que professionnel et, au moment des derniers adieux, les yeux deviennent un peu humides.

En direct de l’aéroport

Et c’est en direct de l’aéroport que nous clôturons ce carnet de mission. Nous remercions l’ensemble de nos interlocuteurs pour cette mission plus qu’enrichissante. Des mots, des échanges, des couleurs, des visages resteront pour longtemps dans nos cœurs d’archivistes sans frontières.
Merci également à vous, lecteurs : nous vous avons fait partager au jour le jour nos aventures archivistiques et espérons que cela donnera à certains le goût et l’envie de nous rejoindre au sein d’Archivistes sans frontières.

Tokomonana le Congo !