Après avoir longuement échangé avec Messieurs Lath et Kamaté hier, j’ai souhaité consacrer cette journée à l’équipe dont le travail quotidien est de réceptionner les dossiers des demandeurs, de les examiner et de les traiter de manière à ce qu’ils puissent suivre leur circuit officiel.
Une équipe 100 % féminine
Le processus d’adoption est complexe à comprendre : il fait intervenir de nombreux acteurs, qui produisent tous de la documentation sur un laps de temps relativement long.
Le but de cette réunion était donc d’entrer en profondeur dans le travail journalier de ces agents et de pouvoir comprendre clairement le processus d’adoption, ses acteurs et toutes les questions relatives aux dossiers papier :
- création,
- circuit,
- alimentation en pièces,
- conservation,
- communication.
L’utilisation et l’impact de l’électronique étaient aussi des points que je souhaitais évoquer avec mes interlocutrices. J’ai donc sollicité la chaleureuse équipe de la direction des enquêtes, investigations et archivage pour répondre à toutes ces interrogations.
Après une présentation du personnel exclusivement féminin de cette direction et de leurs missions, nous avons pu échanger sur tous ces thèmes. Leurs connaissances précises m’ont permis de répondre à la majorité de mes questionnements et de mieux cerner les enjeux et les problématiques autour des archives au sein de l’ACACI.
Des espaces de conservation limités mais atypiques !
Les dossiers d’adoption de 2014 à 2022 sont actuellement conservés dans les locaux de l’ACACI.
Ils n’occupent finalement que peu d’espaces : une armoire en bois dans le bureau de l’équipe rencontrée et un meuble en bois dans une pièce attenante, pour le moins surprenante.
Les dossiers sont classés par années sur les étagères, mais empilés ensuite au fur et à mesure de leur traitement. Ils sont régulièrement alimentés par de nouvelles pièces en fonction du déroulé de la procédure d’adoption.
Les dossiers des familles adoptantes et des enfants apparentés ne sont pas réunis et sont conservés dans des espaces différents.
En l’état, la recherche des dossiers pour le travail quotidien est donc très chronophage.
En parallèle, l’ACACI tient plusieurs bases de données récapitulatives, en fonction du type d’adoption. Ces bases de données constituent l’un des axes majeurs de l’intervention d’ASF-France.
En effet, elles posent le problème des liens entre les informations, de la structure même et du format utilisé, ainsi que de leur sauvegarde, qui n’est actuellement pas assurée.
Une numérisation des dossiers papier antérieurs à l’année en cours est actuellement engagée par Monsieur Kamaté, qui en assure le stockage sur son propre poste, sans autre sauvegarde.
Cette question de la conservation des données électroniques est décidément elle aussi bien internationale !