En attendant que ces deux services soient prêts à nous accueillir, nous survolons rapidement le module 3 de la boîte à outils : « la politique d’archivage d’une organisation ».
Ensuite nous transportons le fonds d’archives classé dans une salle équipée de rayonnages et nouvellement attribuée aux archives. A ce propos, nous constatons que l’agencement de ces rayonnages est à revoir pour obtenir un gain de place important (presque du simple au double). Ensuite nous formons deux groupes et je laisse les étudiants seuls pour la visite des services avec comme consigne d’abord de se présenter, d’expliquer la démarche et de mettre les agents en confiance pour qu’ils ne ressentent pas cette opération comme une inspection et une surveillance de leur travail personnel.
Pendant ce temps je discute avec la cheffe du service documentation sur les améliorations à apporter sur la gestion générale des archives au CNRST.
Au bout d’une heure, retour dans notre salle où les chefs de groupe présentent les résultats. Il en résulte une bonne tenue des archives dans les bureaux visités, l’enregistrement de la correspondance, le classement, avec seulement un bémol pour le classement des dossiers individuels à la DRH qui ne sont pas classés suivant une méthode précise (ordre alphabétique, numéro matricule...).
La suite est plus problématique : que fait-on quand la place manque dans les bureaux ? Là, il semble soit que l’on ait recours à la débrouille, soit qu’on entasse les documents dans une salle désaffectée, ou bien comme on l’a vu, qu’on déverse les dossiers sous un hangar à terre ouvert à la pluie et aux intempéries. Bien sur nous n’avons audité que deux services, mais cet exercice a fait apparaître un chaînon manquant dans le processus d’archivage et en accord avec les étudiants, je proposerai au délégué général quelques pistes pour pallier ces problèmes.
C’est ensuite le tour de table final : tout le monde a apprécié l’ambiance, l’accueil chaleureux et amical des employés du service de la documentation du CNRST et le soutien des autorités supérieures qui appuieront sans doute les indispensables évolutions à apporter à la fonction archive du CNRST. Pour ces étudiants, le plus important, surtout pour ceux de deuxième année, a été la formation sur l’audit, fonction qu’ils n’avaient jamais abordée surtout avec une mise en pratique comme nous l’avons faite. Ils ont également apprécié la portée historique des archives que nous avons classées.
Une dernière visite avec le délégué général adjoint chargé de la valorisation, qui reste déjeuner aujourd’hui avec nous et une visite au délégué général dans son bureau pour lui rendre compte de la façon dont s’est déroulé le chantier-école.
Fin du chantier-école, mais rendez-vous est pris mardi à 10 heures à l’ENAM, avec les autorités de l’école, du CNRST et des Archives nationales pour la remise des attestations de stage et pour échanger et présenter les travaux des étudiants. Donc à mardi !