La gestion des documents d’Etat civil est pour les Archives nationales haïtiennes un élément clé parmi l’ensemble de leurs différentes missions, mobilisant un nombre important de personnes et de moyens.
Les archives nationales reçoivent régulièrement les registres d’Etat civil en provenance des dix départements du pays, ainsi qu’il est prévu dans le code civil haïtien. Celles-ci traitent donc quotidiennement de nombreuses demandes de recherches sur des archives que l’on peut qualifier de courantes (les archives sur le site « Delmas 75 » vont de 1959 à nos jours). L’importance de cette tâche fait parfois passer en arrière plan et rend moins visible le travail et la mission principale de conservation des documents historiques.
L’expertise et la qualité du travail reconnues des AN dans ce domaine entraîne en effet qu’elles reçoivent la quasi-totalité des demandes d’extraits d’Etat civil du pays.
Afin de pouvoir répondre à la demande dans un délai acceptable pour l’usager et pour éviter à terme de mobiliser trop de personnel sur ces tâches sans en diminuer la qualité, les archives nationales se sont engagées dans un vaste et ambitieux projet de numérisation et de gestion électronique des documents d’Etat civil.
Le projet de numérisation concerne l’ensemble des registres conservés sur le site. Un circuit complet a été mis en place de l’enregistrement par code-barres du registre en passant par la prise de vue jusqu’à la saisie des métadonnées avec un contrôle de qualité des images. Chaque prise de vue d’une page de registre est découpée en autant d’actes qu’elle comporte et chacun est indexé selon les habituelles clés géographiques, chronologiques, typologie d’acte,etc...
Les images sont enregistrées sur serveur, qui est lui-même sauvegardé en plusieurs exemplaires sur disque dur externe en d’autres localisations physiques.
Ce projet doit à terme permettre de ne plus manipuler les registres papiers lors des demandes d’extraits. Actuellement le personnel des archives fait les recherches dans les registres papiers, puis retranscrit intégralement (et à l’identique) sur un modèle de saisie pré-établi en format texte, alimentant en même temps une gigantesque base de données. A long terme, cette base données s’agrandissant et la numérisation se poursuivant, il devrait donc être possible qu’une demande d’extrait soit traitée en quelques minutes, alors qu’il faut aujourd’hui parfois plusieurs semaines, notamment lorsque ces demandes viennent de province ou pour les haïtiens de l’étranger notamment.
Ces demandes génèrent cependant des revenus substantiels aux archives nationales, qui peuvent ainsi développer d’autres projets autour de la conservation des archives historiques et c’est donc bien un département essentiel de la politique archivistique haïtienne aujourd’hui.
