Pour faire suite à la semaine internationale des archives francophones (SIAF) en décembre 2013, les Archives nationales haïtiennes ont mis en place les « vendredis du PIAF (Portail International d’archivistique francophone) ». Une problématique majeure en Haïti est en effet la formation des personnels d’archives. Il n’existe pas de filière ni de statut pour les archivistes, pas plus que de cycle de formation fiable.

Les correspondants archives dans les ministères sont donc invités à se rencontrer une fois par mois aux Archives nationales pour échanger sur leurs pratiques autour des cycles de formation offerts par le site du piaf (portail international des archives francophones). Pour la première séance le vendredi 31 janvier 2014, Jean-Wilfried Bertrand a posé un discours de présentation et de motivation sur l’intérêt de ces formations à distance. Jean-Kern Bélizaire, directeur technique des archives nationales a ensuite présenté le site et son utilisation aux 35 personnes présentes. ASF a pu être présenté aux participants grâce à des photos et des vidéos prises sur le site du ministère de l’agriculture les jours précédents, et grâce à une courte présentation de la mission par les deux missionnaires.

Ces rencontres et le recrutement de ces correspondants archives ont été rendus possible grâce à un partenariat étroit avec l’OMRH (Office de Management et de Ressources Humaines), structure étatique chapeautant l’ensemble des ministères pour la gestion RH, notamment en dégageant officiellement du temps pour ces formations.
Ces correspondants travaillent en ministère dans des Unités de Gestion des Documents (UGED), qui forment donc un réseau avec les Archives nationales. C’est avec cette nouvelle dynamique que Jean-Wilfried Bertrand espère redonner du souffle au programme global de gestion des documents administratifs (PGDA) qui existe difficilement depuis 1998.

Pour parachever ce projet ambitieux l’idée est de faire circuler l’information au travers des correspondants en faisant revivre l’association des archivistes haïtiens (AAH), fondée par Jean Kern Bélizaire et M. Delcombe (archiviste à la banque BRH) il y a plusieurs années mais qui n’a pas de vie réelle pour l’instant.

La gestion des documents d’Etat civil est pour les Archives nationales haïtiennes un élément clé parmi l’ensemble de leurs différentes missions, mobilisant un nombre important de personnes et de moyens.
Les archives nationales reçoivent régulièrement les registres d’Etat civil en provenance des dix départements du pays, ainsi qu’il est prévu dans le code civil haïtien. Celles-ci traitent donc quotidiennement de nombreuses demandes de recherches sur des archives que l’on peut qualifier de courantes (les archives sur le site « Delmas 75 » vont de 1959 à nos jours). L’importance de cette tâche fait parfois passer en arrière plan et rend moins visible le travail et la mission principale de conservation des documents historiques.

L’expertise et la qualité du travail reconnues des AN dans ce domaine entraîne en effet qu’elles reçoivent la quasi-totalité des demandes d’extraits d’Etat civil du pays.
Afin de pouvoir répondre à la demande dans un délai acceptable pour l’usager et pour éviter à terme de mobiliser trop de personnel sur ces tâches sans en diminuer la qualité, les archives nationales se sont engagées dans un vaste et ambitieux projet de numérisation et de gestion électronique des documents d’Etat civil.

Le projet de numérisation concerne l’ensemble des registres conservés sur le site. Un circuit complet a été mis en place de l’enregistrement par code-barres du registre en passant par la prise de vue jusqu’à la saisie des métadonnées avec un contrôle de qualité des images. Chaque prise de vue d’une page de registre est découpée en autant d’actes qu’elle comporte et chacun est indexé selon les habituelles clés géographiques, chronologiques, typologie d’acte,etc...
Les images sont enregistrées sur serveur, qui est lui-même sauvegardé en plusieurs exemplaires sur disque dur externe en d’autres localisations physiques.

Ce projet doit à terme permettre de ne plus manipuler les registres papiers lors des demandes d’extraits. Actuellement le personnel des archives fait les recherches dans les registres papiers, puis retranscrit intégralement (et à l’identique) sur un modèle de saisie pré-établi en format texte, alimentant en même temps une gigantesque base de données. A long terme, cette base données s’agrandissant et la numérisation se poursuivant, il devrait donc être possible qu’une demande d’extrait soit traitée en quelques minutes, alors qu’il faut aujourd’hui parfois plusieurs semaines, notamment lorsque ces demandes viennent de province ou pour les haïtiens de l’étranger notamment.

Ces demandes génèrent cependant des revenus substantiels aux archives nationales, qui peuvent ainsi développer d’autres projets autour de la conservation des archives historiques et c’est donc bien un département essentiel de la politique archivistique haïtienne aujourd’hui.

A la demande du Directeur général des Archives nationales d’Haïti (ANH) Jean-Wilfrid Bertrand, une nouvelle mission est organisée à Port-au-Prince. Du 24 janvier au 9 février 2014, AsF a alors confié à Christophe Vigneron et Véronique Parmentier une nouvelle tâche d’accompagnement et de conseil auprès des archivistes haïtiens dans la sauvegarde, la protection et la conservation de leur patrimoine suite au séisme du 12 janvier 2010. Cela peut paraître simple au demeurant mais prend une toute autre envergure sur le terrain. La priorité à cette mission 2014 a été mise sur l’identification et le traitement des archives restées en l’état dans le bâtiment désaffecté du ministère de l’agriculture. Cette première phase réalisée devrait ensuite permettre d’élaborer divers outils de gestion (bordereaux de versement et d’élimination, plan de classement, tableaux de gestion...) à mettre en place pour une meilleure gestion des documents dans les divers services du ministère.

La mission a démarré tout d’abord par une visite et une rapide présentation de la situation et du fonctionnement des différents sites gérés par les ANH :
– le ministère de l’agriculture sur le site de Damien
– les Archives nationales sur le site de Poste Marchand
– les archives de l’état civil sur le site de Delmas 75

Dans le cadre de cette mission de transfert de savoir-faire, une participation à la 1^e journée de formation du PIAF organisée par les ANH a permis de rencontrer les agents des ministères chargés de la gestion des archives.

En parallèle à l’intervention officielle mandatée par Jean-Wilfrid Bertrand, Christophe et Véronique ont été sollicités par Louise Perrichon, coordinatrice du projet de renaissance du Centre d’art de Port-au-Prince. Une rencontre a donc été organisée sur le site dévasté par le « goudougoudou » (mot couramment employé par la majorité de la population haïtienne pour imiter, désigner, traduire le bruit provoqué par les mouvements et exprimer les ressentis à l’intérieur des maisons durant le séisme) avec Louise Perrichon et Mireille Perodin Jérôme, membre du conseil d’administration afin de bénéficier de conseils pour relancer l’activité de ce lieu culturel unique grâce aux archives sauvées des décombres.

Déjà missionnés en février 2011, Christophe et Véronique vont essayer de se rendre durant leur séjour aux archives du ministère des affaires étrangères dirigées par Jean-Euphèle Milcé pour se rendre compte de la situation depuis leur intervention. En parallèle des archives, Jean-Euphèle Milcé, également écrivain, a mis en place à Thomassin 32, le PEN-Haïti appelé également la maison des écrivains.

Etonnés de voir le palais présidentiel rasé, ils se sont inquiétés du sort des archives présidentielles. Ces dernières auraient été mises en containers dans des lieux tenus secret.

En conclusion, le constat est pour l’heure positif. Globalement, la situation en 3 ans a bien évolué malgré tous les freins que peuvent rencontrer les haïtiens notamment en ce qui concerne les problématiques culturelles. La tâche est pour eux d’autant plus complexe qu’à côté des urgences sanitaires, médicales, urbaines... elles ne sont pas prioritaires dans les divers plans de reconstruction du pays. La mission AsF 2014 au ministère de l’agriculture a, quant à elle, été définie comme projet pilote applicable à l’ensemble des ministère en Haïti.

En février 2011, Christophe et Véronique ont été reçus, le temps d’une visite de courtoisie, aux Archives nationales d’Haïti (ANH) par Jean-Wilfrid Bertrand, Directeur général et Jean-Kern Belizaire, Directeur technique alors qu’ils effectuaient un mission au ministère des Affaires étrangères. Trois ans plus tard, les archivistes d’AsF ont pu constater le chemin parcouru au niveau de la politique de sauvegarde du patrimoine haïtien et l’immense tâche de tri et de classement restant encore à accomplir tant dans ce bâtiment classé aux monuments historiques par l’institut de sauvegarde du patrimoine national (ISPAN) que sur l’ensemble du territoire.

Fondée le 20 août 1860, les ANH sont aujourd’hui l’une des plus anciennes institutions du pays dirigées depuis plus de 30 ans par Jean-Wilfrid Bertrand. Elles fonctionnent de manière autonome sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. La mission principale des ANH est de collecter, rassembler, trier, traiter et protéger tous les documents de valeur administrative, légale, financière ou probatoire de l’État. La mission des ANH est donc de recevoir les documents produits par toutes institutions publiques (Présidence, Primature, Ministères, Sénat et Chambre des Députés, organismes départementaux et municipaux) dès lors qu’ils sont devenus inactifs. C’est ainsi que cette institution, au fil du temps, s’est mise à renfermer de véritables trésors depuis l’indépendance. Même si ceux-ci ne sont pas disponibles pour le grand public, les archives assurent tout comme en France la continuité et la transparence des actions de l’État pour les administrés et par là-même un renforcement de l’état de droit.

Avec le séisme, les ANH ont une « responsabilité » d’autant plus accrue dans ses missions. Il lui faut rassembler les archives des administrations éparpillés et envisager leur préservation dans des bâtiments permettant la bonne conservation et des conditions de travail adéquates pour les responsables des archives. L’urgence à agir est donc bien réelle pour rétablir une bonne gestion globale des archives qui était de plus lacunaire depuis plus d’un demi-siècle et qui a été aggravée avec le séisme. Même si le bâtiment des archives historiques a été l’un des rares édifices publics a ne pas être endommagé par les secousses du 12 janvier 2010, il n’en demeure pas moins que la mémoire des 60 dernières années est désormais en danger voir même perdue définitivement.

Dans un pays dépourvu de filière d’enseignement spécifique en archivistique, les ANH ont entrepris la mise en place de programmes de formation pour les agents en charge des archives dans les différents services publics. Ces actions font parties d’un plan plus vaste élaboré par les ANH (Programme de gestion des documents administratifs) qui permettra de rendre disponible de nouveau les archives aux institutions publiques. En effet après le séisme et la récupération dans les décombres de 70 à 80 % des documents papiers, souvent au caractère unique, le temps est venu de nettoyer, trier et inventorier afin de les mettre de nouveau à la disposition des administrations.

Les ANH tentent également de résoudre le délicat problème des conditions des conservations des archives tant dans le bâtiment historique que dans les différentes administrations réduit désormais à des bâtiments désaffectés (comme au ministère de l’agriculture) ou encore à des containers inappropriés. Il faut donc investir de nouveaux et/ou aménager des dépôts. Dans le bâtiment historique, des tests sont actuellement engagés pour obtenir un environnement adéquat dans les salles tout en prenant en compte les coûts financiers de fonctionnement. Ainsi, la climatisation très onéreuse et contraignante techniquement a été remplacée par un système permettant une circulation naturelle de l’air afin d’offrir une hygrométrie constante et une température stable en tout endroit du local. En fonction des résultats, ce système devrait être étendu à l’ensemble des magasins.

Une chose est sûre : les espaces disponibles, les compétences et les moyens humains manquent cruellement aux ANH pour pouvoir assurer toutes ses missions mais la motivation et la volonté de ses dirigeants est sans faille malgré toutes les épreuves traversées et encore à surmonter.