Présentation des règles de conservation préventive
Les agents des Archives nationales travaillant de 8h à 14h, nous avons pris le parti de nous caler sur leur rythme de travail habituel. C’est donc de bon matin que nous sommes arrivés à Ouenzé.
Nous avons pu constater que le matériel commandé était bien arrivé, les boîtes montées et les sols dépoussiérés.
Vincent a commencé la session en détaillant la fiche sur la conservation préventive que nous avions rédigée les jours précédents. Il s’agit de rappeler des règles de base, de manière simple, pour ne pas risquer d’endommager les documents.
Sitôt présentée en session plénière à tous les participants, la fiche sur la conservation préventive est placardée à l’entrée d’un des magasins.
Le fordisme au service des archives
Nous avons poursuivi en expliquant le processus de traitement et classement :
- Sortir les dossiers de leur boîte d’origine
- Vérifier l’intégrité du dossier [parfois les sous-dossiers ont été mélangés] et son identification dans la série « DPGG » ou « DPRC »
- Lire le nom et les prénoms de l’agent concerné
- Rechercher les dates extrêmes du dossier, et si nécessaire enlever les pièces métalliques encore présentes
- Evaluer l’état sanitaire du dossier : présence de moisissures, fortes dégradations
- Conditionner les dossiers dans des chemises constituées de feuilles A3 pliées en 2
- Ranger les dossiers dans des boîtes neuves
En parallèle à ces différentes étapes, un fichier de récolement est saisi en temps réel sur nos ordinateurs personnels, prêtés pour l’occasion.
Pour la cotation des dossiers, il a été convenu de distinguer 2 séries :
– « DPGG » pour dossiers du personnel du Gouvernement général de l’AEF (dossiers les plus anciens, ouverts avant 1960)
– « DPRC » pour dossiers du personnel de la République du Congo (dossiers un peu plus récents, couvrant généralement les années 1960-1980)
Pour faciliter le travail de saisie et également les recherches futures, le choix a été fait de coter dossier par dossier en continu.
Après quelques tours de chauffe, les agents des Archives nationales répartis en 2 groupes sont à présent opérationnels pour décrire et conditionner les dossiers du personnel.
Vincent se charge du groupe GG et Marie du groupe RC.
Quelques photographies émaillant les dossiers viennent égayer les opérations de traitement.
Nous sommes très fiers de nos équipes qui ont réalisé un travail de qualité et n’ont pas hésité à poser de nombreuses questions.
Rendez-vous est donné demain à la même heure et avec les mêmes équipes.... Nous sommes attendus de pied ferme !
De retour dans nos pénates nous terminons par un point téléphonique avec Myriam Boyer pour faire le bilan de notre mission exploratoire à Pointe-Noire et de la première journée de formation.