Communiquer
Cette journée consacrée à l’audit a débuté avec la répartition des neuf directions à auditer entre les quatre groupes. Chaque direction, d’après l’organigramme de l’ENAM, se compose de plusieurs services. Une note informative a été distribuée le jour-même en interne afin de prévenir les agents de la tenue de cet audit et leur faire savoir qu’il s’agissait non pas d’un interrogatoire formel mais de questions ayant vocation à comprendre leurs pratiques et leurs besoins. La méthode employée pour mener ces entretiens est qu’une personne explique le contexte de cet audit, puis que chacun se présente personnellement. Ensuite, une seule personne mène l’entretien, une ou deux autres prennent des notes et la dernière observe les locaux afin de notamment remarquer comment sont rangés les dossiers.
Constater
Les entretiens ont débuté entre 9h00 et 9h30, le temps que les agents de l’administration arrivent à leurs bureaux, qui se trouvent à l’entrée du campus. Il a été constaté que de nombreuses portes étaient fermées : soit l’agent était en déplacement, soit en congés, soit le service n’existe pas ou plus. En effet, des services indiqués au sein de l’organigramme n’ont jamais été déployés, ou les agents qui le composaient sont partis et n’ont pas été remplacés. Par exemple, au sein du Secrétariat Général, il y a un « service des archives et des statistiques » qui n’est plus en fonctionnement depuis que le chef de service, seul agent le composant, est parti à un poste de direction au sein d’un IRA. De même, le « service informatique » n’est plus en activité depuis que l’unique agent y travaillant a quitté l’ENAM. Plusieurs services au sein de la Direction Générale n’ont, quant à eux, jamais existé, même s’ils sont mentionnés dans l’organigramme. Cet état de l’administration est connu et un nouvel organigramme fait l’objet d’une réflexion en cours.
Comprendre
Ces entretiens ont aussi permis de comprendre l’histoire des archives intermédiaires produites par les services administratifs. Initialement, chaque direction possédait au moins une petite pièce pour stocker ses archives. Elle les organisait selon sa propre méthode et, en cas de demande de consultation, avait alors les documents à disposition immédiate. Un jour, le besoin de bureaux plus nombreux s’est fait ressentir et il a été décidé d’en aménager au sein de ces petites pièces. Des manutentionnaires sont venus prendre les archives, afin de les transporter dans d’autres bâtiments de l’ENAM, et cela sans que les agents sachent vraiment lesquels. Les agents n’ont alors plus eu trace de leurs archives et, dans un cas, elles ont été retrouvées mangées par des termites. Depuis, certains agents semblent réticents à se séparer de leurs archives.
Se questionner
L’administration de l’ENAM produit en majorité des archives papier, mais les archives électroniques se développent de plus en plus. C’est le cas par exemple pour le service du courrier, qui scanne les courriers entrants et sortants, puis les classe selon une arborescence bureautique qui lui est propre. Les originaux suivent les circuits internes, tandis que la sauvegarde numérique permet de retrouver rapidement une copie en cas de demande expresse. La cheffe de service cherche alors le courrier demandé et l’imprime pour le donner au demandeur. Cette utilisation de la numérisation pose donc de nombreuses questions sur la valeur probante du document et le nombre de copies en circulation.
Interpréter
Ces entretiens ont permis de comprendre le fonctionnement de l’ENAM, les rencontres avec les acteurs ont été d’une grande richesse, car l’accueil a été chaleureux et bienveillant. Pour les élèves de l’ENAM, cela a permis de voir leur école sous un nouveau jour et d’en interpréter les différents rouages !
Voir le chemin parcouru
La journée de jeudi sera consacrée à la mise en commun des résultats des différents groupes, afin de rédiger le rapport final. La fin du chantier-école commence à se faire sentir et c’est en échangeant de vive voix que nous nous rendrons compte du travail effectué, ainsi que les compétences archivistiques acquises durant ces quelques jours !