Une matinée calme autour d’une table : chaque groupe a effectué un retour sur les entretiens qu’il a menés la veille.
Ces échanges ont permis de mettre en valeur des points communs et des différences entre les services sur leur rapport aux archives. Par exemple, parmi les points communs, l’accueil coopérant des agents, qui souhaitent une amélioration du système d’archivage au sein de l’ENAM. Pour les différences, il est possible de citer la gestion des archives électroniques : chaque service possède ses propres méthodes et outils. Mais le constat général de la gestion des archives est identique pour chaque groupe : le manque de personnel qualifié, d’outils de gestion et de locaux dédiés à leur bonne conservation.
Ensuite, la structure du rapport d’audit a été définie :
- une introduction rappelant le contexte du chantier-école et de la réalisation de cet audit,
- les points positifs de l’archivage actuellement mis en place à l’ENAM,
- les points négatifs de la gestion des archives
- puis, enfin, les préconisations à court et moyen termes pour améliorer cette gestion des archives.
Une seconde discussion a alors eu lieu et a porté sur les éléments à mettre dans chaque partie. Réflexions intenses où différents points de vue ont été exprimés :
Faut-il un ou plusieurs postes d’archivistes ? Comment le service informatique peut-il contribuer à l’archivage électronique ? Quels rôles peuvent jouer les élèves archivistes en cours de formation ?
Ensuite, chaque groupe a rédigé une partie du rapport, en essayant d’écrire de manière pertinente. En effet, ce rapport d’audit est plutôt une note qui doit être lue par le Directeur général de l’ENAM. Elle doit lui donner les informations le plus clairement possible, notamment en adaptant le jargon, afin qu’il puisse rapidement prendre des décisions.
La dernière étape de la rédaction aura lieu demain matin : il s’agira d’harmoniser le style de la note et d’effectuer une dernière relecture, afin que chacun puisse donner un accord final positif.
La fin de journée a été consacrée à un invité surprise de marque : le ministre de la Fonction publique, Monsieur Seni Mahamadou Ouedraogo.
Lors d’un déplacement avec son équipe à l’ENAM, il a souhaité rencontrer les participants du chantier-école. De bons échanges ont eu lieu sur le contexte de ce projet associant l’ASF, l’ENAM et l’UVSQ, ainsi que sur les missions réalisées durant ces deux semaines. Le ministre a entendu les attentes concernant la renaissance d’un service des archives et l’importance qu’il peut avoir au sein de l’ENAM. Il a aussi constaté l’ampleur du travail de classement effectué, notamment en confessant que, lorsqu’il était Directeur général de l’ENAM, il n’était jamais entré dans cette salle, qui était condamnée ! Ce ne sont pas juste des archives qui ont été dépoussiérées, mais aussi une grande pièce qui pourra peut-être devenir une salle de cours. La rencontre avec Monsieur le ministre s’est achevée par la visite des rayonnages de la bibliothèque, où sont conservées les archives classées et reconditionnnées.
Le dossier contenant les plans d’architecte de l’ENAM a été ouvert, afin de les découvrir ; leur consultation sera très utile dans le cadre de futurs travaux de canalisations.
Ce moment fut important pour les élèves-fonctionnaires de l’ENAM, qui ont pu échanger avec leur ministre, mais aussi pour le Patrimoine de l’ENAM. En effet, ce moment a acté la prise de conscience de conserver ce patrimoine écrit, qui prend part à la mémoire de cette École.