Les archives retracent ainsi les relations entre Orient et Occident à travers la vie et la gestion de l’association, l’organisation des missions et des actions locales, et les traces laissées par les missionnaires et pasteurs qui lui ont dédié leur vie comme par tous les participants à cette oeuvre de quelques manières que ce soit.
Une belle rencontre : des membres curieux en quête de solutions, mais quelque peu désemparés.
Nous sommes accueillis par Élisabeth Mutschler, présidente de l’ACO, et Mathieu Busch, le directeur, qui autour d’un café et de petits gâteaux nous racontent l’histoire - presque - centenaire de l’association. Puis, il est temps d’entrer dans le cœur du sujet :
Pourquoi faire appel à ASF ? Les raisons sont multiples.
ASF leur a été présenté par Philippe Bourmaud, historien de l’université de Lyon, qui, après avoir consulté quelques fonds, en a remarqué la richesse et l’intérêt tout en déplorant les difficultés d’organisation qui leur sont liées. Les membres de l’association y ont vu alors un double intérêt :
- une meilleure connaissance de leurs archives dans le cadre du centenaire ;
- l’expertise de professionnels sur une situation qu’ils sont conscients de ne pas gérer et sur laquelle ils ont un véritable désir d’être conseillés.
Eux-mêmes s’interrogent : « Faut-il tout garder ? Faut-il numériser ? ».
Enfin, le changement de direction est l’occasion de réaménager les locaux et l’espace : une meilleure délimitation des archives permettrait notamment la création d’une bibliothèque, un désencombrement du secrétariat et une meilleure préservation des archives en un lieu.
L’association est participative, intéressée et reconnaissante : c’est donc un véritable plaisir de travailler avec eux. Le lieu est agréable puisque nous opérons au rez de jardin d’une maison de Strasbourg, au frais et au calme. La présidente nous a été d’une aide précieuse par sa connaissance de l’association et de son histoire, mais aussi grâce à sa maitrise parfaite de l’allemand. Ce fut une véritable chance de l’avoir à nos cotés pour cette première journée.
Passer du simple au double : la visite des locaux enrichissante (surtout pour les archives).
Initialement, les échanges de mails avec la présidente faisaient état d’environs 250 cartons.
C’est effectivement ce que nous avons trouvé dans la première armoire. Mais, la visite des locaux et une rigueur méthodique dans « l’ouverture de tout placard sur notre chemin » a fait exploser les compteurs. Dans la pièce même où les 250 boites étaient stockées, nous trouvions également des fonds de photos, y compris sur plaques de verre, dans un placard latéral.
Puis, mélangés à des ouvrages et des numéros de revues, des classeurs s’étaient perdus. Au détour du bureau de la secrétaire, quelle surprise, voilà 250 nouveaux cartons introduits par un « je ne sais pas si ça peut vous intéresser ».
Dans les pièces adjacentes, nous complétons la collection par des classeurs et des cartons égarés, mais aussi par ce qui ressemblent à des tampons très précis (des plaques de cuivre ou de zinc clouées sur du bois) précieusement conservés derrière les cartons d’archives, cachés et oubliés de tous.
Enfin, dans le garage où des ouvriers remplacent la chaudière, nous trouvons une commode dont les tiroirs ne s’ouvrent plus et dont le contenu est encore bien mystérieux mais en tout cas remplis de documents et de livres
Cette visite des locaux est également l’occasion de trouver disséminés un peu partout des stocks de la revue Le Levant publiée par l’association. Nous espérons pouvoir isoler au moins une collection complète.
Des fonds exceptionnels avec un classement original
Cependant, les fonds sont très bien conservés. Malgré quelques trombones rouillés, des élastiques collés et des ficelles un peu serrées, les documents sont en très bon état : pas de moisissure, pas d’insecte ou de champignon, pas de trace d’humidité, l’encre a tenu et même les fax thermiques sont parfaitement lisibles trente à quarante ans après leur production. Quel que soit le micro climat de cette pièce, il semble tout a fait adapté à la conservation d’archives.
Si il n’a pas été fait dans les règles de l’art, on ne peut cependant pas nier qu’il y a eu un véritable effort de classement et d’archivage sur les 250 premières boites. La majorité des documents y sont dans des boites numérotées et décrits par mots clés, des séries et sous-séries lui sont attribués. Le tableau descriptif fourni correspond à la réalité des documents dans les boîtes, mais ne concerne que les 250 premières et donc la moitié des fonds finalement trouvée. Le classement est quelque peu étonnant : l’ordre alphabétique est de mise en toute circonstance, surement l’indication d’une association incarné par ses membres.
Ainsi, pour trouver une correspondance, il faudra croiser lieu et date, avant finalement de tomber sur des classeurs organisés par des intercalaires alphabétiques. Par ailleurs, les nombreux doublons et documents annexes, justificatifs en tout genre, montrent beaucoup de précaution dans la gestion administrative. C’est quasiment exhaustif : il y a tout, tout, tout, tout. Notre travail aujourd’hui s’est concentré sur ces 250 premières boites dont nous avons vérifié les contenus par rapport au descriptif fourni auquel nous ajoutons des précisions. Il nous faut dès demain nous attaquer aux fonds (et pas des moindres) trouvés dans le bureau de la secrétaire, c’est-à-dire la moitié inattendue du chantier, dont tous les mails reçus et envoyés qui ont été imprimés jusqu’en 2008…
Ce premier aperçu nous a permis de confirmer la richesse et la variété des fonds. Les « fonds papier » sont divers dans leur nature, leur provenance, leurs auteurs, leur langues (français, anglais, allemand, hollandais, arménien, araméen), leur présentation. Par ailleurs, si la majorité est constituée de documents imprimés, nous serons confrontés à de multiples supports : plan, bobine de film, photo, photo sur plaque de verre, « tampons » précédemment présentés, du papier carbone… Dès demain, nous aimerions nous plonger dans le fond photo afin d’en mesurer l’étendue et l’état. Il est cependant intéressant de remarquer que dans cette masse exhaustive de documents, très peu concernent les années d’occupation allemande.
Ce foisonnement de documents a pu être « angoissant » pour les archivistes en herbe que nous sommes : fallait ils tout reprendre ? Tout reclasser ? Eclater les fonds constitués ? Le travail semblaient monumental… Nous voyons ici comment la prise de décision autour de la constitution et l’organisation des archives résulte des compromis entre le temps, les moyens et les besoins.