Les archives retracent ainsi les relations entre Orient et Occident à travers la vie et la gestion de l’association, l’organisation des missions et des actions locales, et les traces laissées par les missionnaires et pasteurs qui lui ont dédié leur vie comme par tous les participants à cette oeuvre de quelques manières que ce soit.

Une belle rencontre : des membres curieux en quête de solutions, mais quelque peu désemparés.

Nous sommes accueillis par Élisabeth Mutschler, présidente de l’ACO, et Mathieu Busch, le directeur, qui autour d’un café et de petits gâteaux nous racontent l’histoire - presque - centenaire de l’association. Puis, il est temps d’entrer dans le cœur du sujet :

Pourquoi faire appel à ASF ? Les raisons sont multiples.

ASF leur a été présenté par Philippe Bourmaud, historien de l’université de Lyon, qui, après avoir consulté quelques fonds, en a remarqué la richesse et l’intérêt tout en déplorant les difficultés d’organisation qui leur sont liées. Les membres de l’association y ont vu alors un double intérêt :

• une meilleure connaissance de leurs archives dans le cadre du centenaire ;
• l’expertise de professionnels sur une situation qu’ils sont conscients de ne pas gérer et sur laquelle ils ont un véritable désir d’être conseillés.

Eux-mêmes s’interrogent : « Faut-il tout garder ? Faut-il numériser ? ».

Enfin, le changement de direction est l’occasion de réaménager les locaux et l’espace : une meilleure délimitation des archives permettrait notamment la création d’une bibliothèque, un désencombrement du secrétariat et une meilleure préservation des archives en un lieu.

L’association est participative, intéressée et reconnaissante : c’est donc un véritable plaisir de travailler avec eux. Le lieu est agréable puisque nous opérons au rez de jardin d’une maison de Strasbourg, au frais et au calme. La présidente nous a été d’une aide précieuse par sa connaissance de l’association et de son histoire, mais aussi grâce à sa maitrise parfaite de l’allemand. Ce fut une véritable chance de l’avoir à nos cotés pour cette première journée.

Passer du simple au double : la visite des locaux enrichissante (surtout pour les archives).

Initialement, les échanges de mails avec la présidente faisaient état d’environs 250 cartons.

C’est effectivement ce que nous avons trouvé dans la première armoire. Mais, la visite des locaux et une rigueur méthodique dans « l’ouverture de tout placard sur notre chemin » a fait exploser les compteurs. Dans la pièce même où les 250 boites étaient stockées, nous trouvions également des fonds de photos, y compris sur plaques de verre, dans un placard latéral.

Puis, mélangés à des ouvrages et des numéros de revues, des classeurs s’étaient perdus. Au détour du bureau de la secrétaire, quelle surprise, voilà 250 nouveaux cartons introduits par un « je ne sais pas si ça peut vous intéresser ».

Dans les pièces adjacentes, nous complétons la collection par des classeurs et des cartons égarés, mais aussi par ce qui ressemblent à des tampons très précis (des plaques de cuivre ou de zinc clouées sur du bois) précieusement conservés derrière les cartons d’archives, cachés et oubliés de tous.

Enfin, dans le garage où des ouvriers remplacent la chaudière, nous trouvons une commode dont les tiroirs ne s’ouvrent plus et dont le contenu est encore bien mystérieux mais en tout cas remplis de documents et de livres

Cette visite des locaux est également l’occasion de trouver disséminés un peu partout des stocks de la revue Le Levant publiée par l’association. Nous espérons pouvoir isoler au moins une collection complète.

Des fonds exceptionnels avec un classement original

Cependant, les fonds sont très bien conservés. Malgré quelques trombones rouillés, des élastiques collés et des ficelles un peu serrées, les documents sont en très bon état : pas de moisissure, pas d’insecte ou de champignon, pas de trace d’humidité, l’encre a tenu et même les fax thermiques sont parfaitement lisibles trente à quarante ans après leur production. Quel que soit le micro climat de cette pièce, il semble tout a fait adapté à la conservation d’archives.

Si il n’a pas été fait dans les règles de l’art, on ne peut cependant pas nier qu’il y a eu un véritable effort de classement et d’archivage sur les 250 premières boites. La majorité des documents y sont dans des boites numérotées et décrits par mots clés, des séries et sous-séries lui sont attribués. Le tableau descriptif fourni correspond à la réalité des documents dans les boîtes, mais ne concerne que les 250 premières et donc la moitié des fonds finalement trouvée. Le classement est quelque peu étonnant : l’ordre alphabétique est de mise en toute circonstance, surement l’indication d’une association incarné par ses membres.

Ainsi, pour trouver une correspondance, il faudra croiser lieu et date, avant finalement de tomber sur des classeurs organisés par des intercalaires alphabétiques. Par ailleurs, les nombreux doublons et documents annexes, justificatifs en tout genre, montrent beaucoup de précaution dans la gestion administrative. C’est quasiment exhaustif : il y a tout, tout, tout, tout. Notre travail aujourd’hui s’est concentré sur ces 250 premières boites dont nous avons vérifié les contenus par rapport au descriptif fourni auquel nous ajoutons des précisions. Il nous faut dès demain nous attaquer aux fonds (et pas des moindres) trouvés dans le bureau de la secrétaire, c’est-à-dire la moitié inattendue du chantier, dont tous les mails reçus et envoyés qui ont été imprimés jusqu’en 2008…

Ce premier aperçu nous a permis de confirmer la richesse et la variété des fonds. Les « fonds papier » sont divers dans leur nature, leur provenance, leurs auteurs, leur langues (français, anglais, allemand, hollandais, arménien, araméen), leur présentation. Par ailleurs, si la majorité est constituée de documents imprimés, nous serons confrontés à de multiples supports : plan, bobine de film, photo, photo sur plaque de verre, « tampons » précédemment présentés, du papier carbone… Dès demain, nous aimerions nous plonger dans le fond photo afin d’en mesurer l’étendue et l’état. Il est cependant intéressant de remarquer que dans cette masse exhaustive de documents, très peu concernent les années d’occupation allemande.

Ce foisonnement de documents a pu être « angoissant » pour les archivistes en herbe que nous sommes : fallait ils tout reprendre ? Tout reclasser ? Eclater les fonds constitués ? Le travail semblaient monumental… Nous voyons ici comment la prise de décision autour de la constitution et l’organisation des archives résulte des compromis entre le temps, les moyens et les besoins.

D’une part, nous avons fini le contrôle du document descriptif des 250 premières boîtes. L’après midi, nous nous sommes consacrées au tri et au récolement d’un fond égaré à l’étage. Après quelques minutes d’inquiétude, c’est finalement au contact des documents que nous sommes parvenues à trouver la logique du fond et à le décrire. La journée a été dédiée à des fonds plus contemporains qu’hier, principalement produits des années 1950 à 1990 et constitués - trop - souvent de documents financiers. Pendant ce temps, M. Vasseur avec professionnalisme et efficacité a listé les deux tiers, si ce n’est les trois quarts, des documents découverts au secrétariat… environs 250 boites ?

Les fonds de l’association sont quasiment exhaustifs, il semble que rien n’a jamais été jeté. On retrouve des brouillons, des classeurs intacts, des boites désignées comme « archives » qui comportent des copies en 10 exemplaires d’un même document et même une note « A classer ? A jeter ? » de 1983 : visiblement, on tranchera en 2020.

En parallèle, nous avons lancé un « chantier revues » pour lequel nous pouvons compter sur l’aide appliquée d’Elisabeth Mutschler. Depuis sa création, l’association publie la revue Le Levant qui est envoyée aux abonnés. Le problème est le stock hallucinant - plus de 200 exemplaires de mêmes numéros - éparpillé dans chacune des pièces de la maison, et cela depuis les premiers numéros. Nous espérons en rassembler une collection entière. Ce chantier a permis de libérer déjà deux placards, qui pourront être consacrés aux archives.

Des découvertes de plus en plus atypiques

Chaque jour vient avec son lot de découvertes, et aujourd’hui encore nous n’avons pas été déçues.

D’abord, nous continuons à trouver, au détour des pièces et des placards des boîtes, qui font partie des archives de l’association.

Les agendas du fondateur P. Berron étaient dans la fameuse commode du garage, on y trouve notamment des notes sur des psaumes et sur des conférences. Une belle surprise a été de retrouver le registre des clichés sur cuivre, avec des légendes, des impressions et des numéros renvoyant à la matrice.

Mais parfois, les situations sont plus originales. Dans le dernier placard, sur la dernière tablette, ce qui semblait en apparence une valise, s’est révélé être une machine d’abord mystérieuse, permettant en réalité de lire des films.

Les PV des assemblées générales de 1923 aux années 1930, sur lesquels nous ne parvenions pas à mettre la main, étaient simplement au dessus d’un placard… où ils n’avaient absolument rien à faire.

Enfin, Edouard Vasseur après une lecture en diagonale d’une feuille entreposée dans un tiroir s’aperçoit qu’il y a un coffre fort avec les vital records de l’association (dont titre de propriété de la maison, les statuts originaux avec signature des personnes présentes le jour de la création) et dont personne ne nous avait jamais parlé jusque là.

Le travail effectué aujourd’hui nous a permis de nous rendre compte que « les archives, c’est du temps », que cela demande de la patience et de la réflexion. A l’issue de la journée, nos sentiments sont partagés. D’une part, nous nous sentons submergées par la quantité de documents ; et en même temps, nous avons l’impression d’avancer et c’est très satisfaisant.

Lancement d’un avis de recherche

Nous avons ainsi expérimenté le « De l’importance d’archiver correctement les vital records ». Nous nous sommes lancés dans une enquête à travers les documents pour se rendre compte que, depuis 1997, on est à sa recherche.

Conclusion, le document reste introuvable, mais nous n’avons pas dit notre dernier mot !

La photothèque de l’association

Aujourd’hui, Doriane s’est consacrée au tri et à une tentative de classement des fonds de photos. La démarche a consisté d’abord à rassembler sur notre table de travail - qui est donc inutilisable depuis - tout ce que nous trouvions assimilable à des prises de vue, pièce par pièce comme nous l’avions fait à la recherche de boites d’archives.
Et nous n’avons pas été déçus. Tous les supports sont représentés, de la photographie sur plaque de verre aux photographies numériques voire numérisées ! Un véritable cours illustratif sur l’évolution des techniques et des supports photographiques depuis les années 1920. Ainsi, nous trouvons un fonds d’une grande diversité matérielle :

• photographies sur plaques de verre de différents formats et parfois colorisées ;
• albums photo ;
• tirages de tous formats en noir et blanc et en couleurs ;
• diapositives ;
• négatifs photos ;
• CD et DVD ;
• et même vraisemblablement photos numérisées ;
• ainsi que des bobines de film 16 mm dont nous ignorons pour l’instant le contenu.

Les photos reflètent la vie de l’association dans des moments plus ou moins formels, depuis les années 1920. Peu à peu, des visages se posent sur les noms lus pendant le travail sur les archives. Les photos concernent surtout l’Orient car souvent ce sont des photos envoyées à Strasbourg par des missionnaires. Par ailleurs, l’association a la chance de compter parmi ses membres actifs le photographe Albert Huber, dont les photos sont très réussies, organisées et accompagnées de tableaux descriptifs. Si la majorité des photos sont légendées, les classer demeure difficile.

Comment constituer des ensembles ? Que privilégier : zones géographiques ou ordre chronologique ? Jusqu’où faut il préciser le classement ?

Enfin, pour conclure sur une bonne nouvelle, l’enquête sur les clichés avance et se poursuit.

Lundi, nous les découvrions ;
Mardi, nous les relions au registre et donc à la revue Levant ;
Mercredi, nous nous apercevons que les clichés sont des représentations des photographies sur plaques de verre et sont utilisés pour la publication de celles-ci dans le Levant.

Malheureusement, les plaques de verre n’ont pas de numéro d’identification et nous n’aurons pas le temps de faire le lien entre les photos sur plaques de verre et les clichés. Une prochaine fois, qui sait ?

Déclenchement de la phase II :

De son coté, Juliane est passée à la vitesse supérieure puisque, accompagnée d’Edouard Vasseur, elle est entrée dans la phase d’élimination. L’état étant fixé, nous pouvons passer à l’étape de modification et de création d’une organisation. Nous étions pressés d’y arriver, imaginant la libération de toutes ces boites prisonnières des doublons. En apparence, l’élimination des doublons paraissait être un jeu d’enfant, le défouloir de l’archiviste - après la recherche d’un document introuvable par exemple. Finalement, une fois en immersion, c’est plus compliqué que ça : les documents ne sont pas dans le même ordre et les doublons ne sont pas si identiques que prévus. Mais, tout de même, les piles de documents diminuent, de l’espace est gagné, les classeurs et les boites se vident : nous sommes sur la bonne voie !

Notre intervention sur les archives était l’occasion de repenser l’espace. D’ailleurs, Edouard Vasseur s’est beaucoup creusé la tête pour trouver la meilleure manière de répartir les archives dans les locaux. Première idée : le placard du bureau du directeur… Qui, pour un tout petit centimètre, ne peut pas accueillir les boites d’archives. Fausse joie. La première idée est remise en question. A 18h30, le moral tombe dans les chaussettes !

Cependant, il est satisfaisant de voir parallèlement avancer la création de la pièce bibliothèque. Vidée des cartons égarés, des boites de photos, des fournitures inutilisées, le directeur commence doucement à monter les livres qui constitueront cette riche bibliothèque.

Satisfaire l’association : source de motivation.

Cette journée a vu se succéder les hauts et les bas, les tentatives et les déceptions, les solutions et les découragements. Mais peut être que le plus important reste la satisfaction des membres de l’association pour le travail que nous accomplissons.
Notre présence a été « une impulsion » pour eux et tout le monde participe à sa façon, la présidente trie les revues quand le président constitue la bibliothèque. Alors, même si nous stressons à l’idée de ne pas réussir à faire tout ce que nous avions prévu, même si nous avons l’impression de ne pas avancer suffisamment vite, même si nous sommes pressés par le temps dans des dimensions qui deviennent angoissantes, leur enthousiasme et leur satisfaction vis à vis de notre travail demeure notre première motivation.

Des initiatives qui s’achèvent

Ce matin, Juliane a prêté main forte à Elisabeth Muschler sur le « chantier revues ». Nous sommes parvenus à constituer une collection de référence et la revue se résume maintenant à une tablette d’une étagère et à un stock d’exemplaires dans la nouvelle bibliothèque. L’achèvement du chantier a permis l’élimination de stocks impressionnants et de désencombrer toutes les pièces qui avaient été peu à peu envahies par les cartons de la revue. Tant pis pour les cale-portes made in ACO !

De son coté, Doriane a fini la constitution du « pôle photo ». Après avoir tourné et retourné la question dans tous les sens, le traitement a été fait à la fois par support et de manière chronologique. Ce choix est apparu comme le plus adéquat à la situation, à l’utilisation et aux utilisateurs de ce fonds photo, qui est aujourd’hui regroupé en un seul et même lieu, permettant un accès simplifié notamment en vue de la préparation du centenaire.

La suite de l’affaire du document disparu

L’affaire du document disparu se poursuit. Si nous n’avons toujours aucune trace du document, nous avons isolé une boîte où il est question de l’affaire et quelques documents y font référence. Le trésorier a donc pu embarquer la boîte afin d’y chercher ce qui est probant. Nous espérons que notre aide leur aura permis d’avancer sur la question. Nous avons profité de la venue du trésorier pour lui présenter également une occupation pour ses prochaines nuits d’insomnie : près de 25 ans de pièces comptables dans lesquelles rechercher tout ce qui a trait aux immobilisations.

Après-midi Tetris dans les locaux de l’ACO

L’après midi a été davantage consacré à une grande partie de Tetris conceptualisée par Edouard Vasseur le matin même. Mais il ne s’agit pas d’une partie de Tetris anarchique ! Les règles sont simples :

• Déplacer les fonds pour proposer à l’association une organisation dans l’espace plus cohérente avec leurs activités et leurs besoins ;
• Mettre à jour le fichier informatique en parallèle, ce qui se complique quand il faut jongler avec plusieurs tableaux Excel ;
• Eliminer, si possible, les doublons, un travail qui fait gagner facilement de la place, réduisant les boîtes du double au simple. Merci Juliane !

Les questions existentielles sur l’emplacement des boites nous ont ainsi tourmenté toute la journée : Monter les boîtes ? Descendre les boîtes ? Thématique ? Géographique ? Chronologique ? En somme, comment garder l’homogénéité des fonds dans l’espace ? La solution semble trouvée : rendez vous demain pour le résultat final !

Après l’effort, le réconfort.

Invités par l’association dans un délicieux et typique restaurant alsacien, la choucroute s’est révélée être un plat tout a fait adapté pour se féliciter d’une grosse journée de travail. Nous avons enchainé sur une balade digestive - absolument nécessaire - lors de laquelle nous avons pu découvrir les petites rues du centre ville, guidés par les membres de l’association, avant de conclure la soirée devant la Cathédrale et les répétitions du spectacle son et lumière de l’été.

Un chantier école, opportunité de formation :

ASF et l’Ecole nationale des Chartes se sont associées pour organiser des chantiers école et donner à des élèves et à des étudiants l’opportunité de participer à des missions et de pouvoir ainsi se former aussi sur le terrain. La mission auprès de l’ACO est un chantier école et cette mission auprès de l’ACO constitue pour nous, étudiantes, notre première expérience de travail en archives.

Pour que l’expérience soit la plus enrichissante possible pour notre formation, Edouard Vasseur a proposé que nous consacrions notre matinée à l’analyse du fonds AFNA (Accueil familial Nord-Africain), en vue d’envisager ce que serait un véritable travail de classement. Nous avons privilégié ce fonds car il était relativement indépendant des autres fonds et il nous semblait être intéressant dans le cadre du centenaire. L’AFNA était une branche d’activité créée par l’ACO dans les années 1950, pour répondre aux besoins des immigrés nord-africains vivants dans les baraques à deux pas de la maison. Cette aide s’est notamment concrétisée par la création d’un centre d’hébergement. Dans le cadre du centenaire, il semblait intéressant de mettre aussi en valeur les actions menées par l’ACO à un niveau plus local, à Strasbourg.

Après nous être réparties les boîtes de manière chronologique, avoir cherché la logique du fonds et avoir compris l’histoire de l’AFNA, nous avons listé et réparti les documents par catégorie, réussissant ainsi à créer un projet de plan de classement plus clair et plus fidèle à un archivage en bonne et due forme. Malheureusement, prises par le temps, nous n’avons pas pu classer effectivement les documents. Nous en sommes donc restées à un travail de projection, un “classement sur papier”. La réalisation physique du classement aurait sûrement réservé des surprises ! Cependant, cette expérience nous a donné une idée de ce que représente un classement sur ce type de fonds, en terme de logique du fond, de quantité de doublons, de “catégories” couvertes par les documents.

Fin de partie de Tetris

La partie de Tetris entamée la veille a pris fin dans l’après midi : toutes les boîtes ont trouvé la place qui leur avait été réservée. Nous avons choisi de centraliser les archives en trois espaces :
– le bureau du directeur pour les documents précieux et constitutifs de l’association,

– le secrétariat pour les documents ayant trait au fonctionnement de l’association (statuts, assemblées générales et comité français, budget et comptabilité, immobilier et personnel), et les documents récents,

– et enfin le sous sol qui concentre les archives ayant trait aux actions de l’association à l’étranger.

Dans le sous sol, les deux pans de murs ont permis de distinguer deux types de fonds. Le premier est organisé de manière géographique retraçant ainsi les liens entre l’ACO et les différents pays d’Orient et d’Occident. Le second regroupe le « chrono » et les livres comptables les plus anciens, ainsi que les deux fonds d’archives distincts de celui de l’ACO (Conseil missionnaire et AFNA). La difficulté a été de faire un compromis entre le temps de la mission, le classement préalable suivi depuis cent ans, l’espace disponible et une bonne accessibilité pour les membres de l’association dans le travail courant et dans la préparation du centenaire.

La dernière étape, et pas des moindres, a été la vérification minutieuse de la correspondance physique entre le tableau créé et les boîtes sur les étagères. Nous pensons ainsi avoir rempli notre objectif principal qui était de donner à l’association les moyens de comprendre ses archives, et surtout de ne pas laisser ses membres plus perdus qu’ils ne l’étaient à notre arrivée.

Conclusion d’une belle mission.

Ainsi, nous avons conclu cette belle mission, une mission fatigante, stressante et difficile par moment mais qui s’est révélée tout au long à la fois un véritable plaisir et une super aventure humaine.

D’abord, et bien qu’on ait ironisé parfois sur la tendance à tout garder, les fonds de l’ACO sont de fait d’une richesse notable pour l’histoire des missions et des initiatives protestantes en Orient au XX^e siècle. Nous avons eu la chance de voir cent ans d’archives défiler sous nos yeux, avec ses différents supports, techniques et langues. Notre travail sur les fonds a été apprécié, pour preuve les succulents petits gâteaux alsaciens qui nous ont été offerts au moment du départ. Nous espérons ainsi avoir donné des clés à l’ACO pour comprendre et explorer ses archives et préparer un centenaire digne de ce nom.

Il serait impossible de conclure sans dire un mot de l’aspect humain de cette mission. Nous avons été accueillis chaleureusement avec sourire et enthousiasme chaque jour : toujours une tasse de café et un biscuit pour remonter le moral des troupes. Nous avons pu compter sur Elisabeth et Mathieu quotidiennement pour nous prêter main forte sur le chantier. Mais aussi, ils nous ont fait une confiance aveugle et ont accepté de bon coeur chacune de nos initiatives et conseils. Nous tenions donc ici à les remercier pour tout car si la mission est une réussite c’est aussi grâce à eux.