Direction le dépôt central des Archives communales de Ouagadougou, dans le quartier de Tanghin, au nord de la capitale burkinabé, théâtre d’opération de ce 2^e chantier-école après celui mis sur pied l’an passé auprès du Gouvernorat des Hauts-Bassins à Bobo-Dioulasso.

Après une brève cérémonie de lancement en présence du chef de cabinet du maire de Ouagadougou, les présentations ont pu être faites entre les différents participants :

• les deux archivistes d’ASF-France ;
• les deux archivistes communales (MME. Téné Ouattara, chef de service et Sidonie Ouedraogo) ;
• des personnels de la mairie venus en renfort ;
• 8 étudiants de 1^er cycle de la formation Archives de l’ENAM, l’Ecole nationale de l’administration et de la magistrature.

Une visite du bâtiment a été effectuée, permettant d’évaluer le travail qui attend la mission.

Décision a été prise de ne pas traiter les « semi vracs » rassemblés par services versants ou par thématiques mais de lancer le chantier du vrac complet, constitué de documents ramassés dans un précédant dépôt touché par les inondations de 2009 et de versements sauvages. Ce vrac occupe approximativement 210 mètres linéaires, dans le local de conservation du rez-de-chaussée.

Deux équipes ont été constituées afin de traiter les archives en simultané dans deux espaces de tri équipés pour la circonstance en plans de travail et étagères.

Le traitement a pu débuter, permettant de montrer aux étudiants notamment comment aborder un vrac et s’organiser. Cela a aussi été l’occasion d’aborder des questions archivistiques telles que l’utilisation de tableau de gestion, les bordereaux de versement... qui étaient étrangères aux étudiants « direct » (ceux inscrits à l’ENAM en formation initiale sans parcours professionnel préalable).

Le début du tri a permis de se rendre compte que beaucoup de documents sont altérés, qui par l’eau, qui par la poussière et que des éliminations vont être nécessaires pour les plus touchés.

Il a semblé utile, après la pause café, de reformuler quelques rappels sur le traitement d’un vrac, l’importance de l’unité et de l’intégrité intellectuelle et physique des dossiers, les types de documents facilement éliminables et ceux à conserver absolument, des préconisations en matière de conservation préventive (adaptée à la situation locale) et l’importance de l’objet sur la typologie.

C’est là que le côté « école » du chantier-école prend tout son sens et nous avons bien conscience de l’importance de la pédagogie durant cette mission.

Ismael P. Tiendrebeogo a 29 ans et c’est surtout pour les débouchés professionnels qu’il a choisi d’orienter sa carrière vers les Archives. Après avoir été admis en 2011 au concours B d’archiviste d’État, il a exercé à la médiathèque de la Présidence ainsi qu’à la Direction des Archives du Ministère de la Jeunesse. Il a ensuite été admis au concours A de conservateur, souhaitant acquérir les compétences de management et de gestion de projets, nécessaires à l’occupation d’un poste d’encadrement. A terme, il souhaiterait travailler au sein d’une entreprise privée ou d’un organisme international. Ce chantier école représente pour lui une occasion d’approfondir ses connaissances tout en acquérant de nouvelles notions.

Zié Boureima Ouattara a 33 ans et si ce sont également les possibilités d’embauche qui l’ont d’abord dirigé vers les métiers des Archives, il s’est vite rendu compte de l’intérêt intellectuel et de l’importance de la gestion de la production documentaire. Après des études d’économie, il a enseigné en lycée avant d’être admis au concours A de conservateur. Étudiant « direct », c’est-à-dire intégrant l’ENAM sans formation ni expérience préalable, il attend de ces deux années d’études de devenir opérationnel dans un domaine très différent de sa formation initiale. N’ayant pas encore reçu de cours théorique sur les archives, il attend de ce stage de comprendre de façon concrète le traitement des archives. Dans l’idéal, un poste dans un domaine en lien avec l’économie, dans une banque ou au Ministère de l’économie, des finances et du développement, lui permettrait de conjuguer ses deux intérêts professionnels.

Yves Séraphin Kabré, 34 ans, est archiviste d’État depuis 2014, ayant lui aussi fait ce choix de carrière professionnelle dans des perspectives d’emploi. Après plusieurs années au centre de documentation du Ministère de la justice, il a été admis au concours A de conservateur. De son second passage à l’ENAM, il espère approfondir ses connaissances, notamment en numérisation. A terme il souhaite continuer d’évoluer dans les Archives publiques, et plus particulièrement pour le compte de l’État. Pour lui le chantier-école est avant tout une opportunité de rencontre avec des archivistes étrangers, afin de confronter des pratiques professionnelles différentes.

Bibata Saba est une juriste de 36 ans. Contrairement au reste du groupe, elle a intégré l’ENAM « sur titre », c’est-à-dire à ses frais, sans passer le concours d’admission. Cela lui permet alors de ne pas être liée à l’Etat et donc éventuellement de se diriger plus facilement vers le secteur privé. A l’issue de ses études, elle envisage de compléter sa formation par une spécialisation en informatique, espérant ainsi avoir un profil attractif pour rejoindre une entreprise. De ce stage aux archives municipales elle attend d’avoir une vision concrète du traitement des archives, comme un préambule à la formation de conservatrice qui fera d’elle une archiviste opérationnelle.

Joseph Bamogo, 35 ans est un étudiant « professionnel » de l’ENAM, à savoir qu’il a déjà un parcours avant l’obtention du concours de conservateur. En effet, il a commencé en 2014 comme documentaliste à la Direction générale de la production végétale (Ministère de l’Agriculture), recruté alors « sur mesure nouvelle » comme fonctionnaire de catégorie B. Il s’est formé à l’archivistique et la documentation à l’ISTID, l’institut des sciences et techniques de l’information documentaire, en 2012-2013. Les archives, c’était d’abord « pour voir », un ami lui avait parlé de ce métier, suscitant sa curiosité. Il s’est alors rendu compte de l’utilité des documents d’archives pour la gestion administrative et surtout de leur richesse pour l’histoire du pays. Fort de son expérience forgée par différents stages et vacations, il a décidé de s’inscrire au concours de conservateur déjà pour changer de catégorie et également pour augmenter ses compétences et améliorer sa technicité en archivistique, conscient de l’évolution du métier, notamment au regard de l’apport des nouvelles technologies. Il réintègrera la fonction publique à l’issue de la formation. En attendant il est très investi au sein de l’ENAM : délégué de sa section, il est aussi membre du bureau général des étudiants de l’école. Il s’est présenté au chantier-école avec enthousiasme et soucis permanent de se former.

Gladys Nanema a 26 ans et elle est une élève « direct » de la formation à l’ENAM, inscrite en candidate libre, donc à ses frais, grâce au soutien de ses parents. Elle a effectué des études de droit à l’université privée Saint-Thomas-d’Aquin. Consciente des difficultés de rentrer dans la magistrature, elle a envisagé d’être juriste dans le secteur privé. Mais pour avoir d’avantage de chances d’être recrutée par une entreprise, elle a décidé d’ajouter une corde à son arc avec une formation en archivistique, qui selon elle rejoint le droit par certains aspects. Cela lui permettra de faire valoir sa polyvalence avec sa double casquette d’archiviste-juriste. Elle vise en parallèle la possibilité d’obtenir une bourse pour passer son doctorat de droit. Le chantier-école représente pour elle une chance d’appréhender le métier car la première année à l’ENAM ne dispense pas de cours d’archivistique et la plupart des élèves n’ont pas été en contact encore avec les documents. Elle n’a pas peur se se salir les mains et se sent encouragée par cette formation.

André Zida, 31 ans, est un élève « direct ». A l’origine il vient d’un tout autre univers, puisqu’il a obtenu une maîtrise d’économie à l’université de Koudougou en 2014. C’est son oncle qui l’a motivé à s’intéresser aux archives car un ami à lui avait fait l’école de Dakar. Il s’est inscrit au concours de conservateur de l’ENAM, comme à d’autres concours de la fonction publique d’ailleurs et a été admis en 2018. Il pense que les archives sont un métier d’avenir, car si l’Etat burkinabé a ouvert des formations à Koudougou puis à l’ENAM, ce n’est pas sans raison et les opportunités d’emploi doivent accompagner cet intérêt général pour la profession. A l’issue de la formation, il intègrera la fonction publique, mais il se dit que s’il y a plus tard une opportunité d’enseigner à son tour l’archivistique, pourquoi pas à l’ENAM, il saisira sa chance. En attendant, il a conscience que rien ne vaut la pratique, bien meilleur apprentissage que la théorie, il se réjouit donc de pouvoir participer à ce chantier-école.

Salomon Sawadogo, 37 ans, est un élève « pro » de la formation. Il a étudié le droit à l’université de Ouagadougou, validant sa maîtrise en droit public en 2009. Il a tenté alors plusieurs concours de la fonction publique et a été reçu à celui d’archiviste d’Etat à l’ENAM en 2012. Il a donc intégré la fonction publique en étant affecté à la Direction générale du Foncier au sein du Ministère de l’Agriculture. Pour lui aussi, rien ne vaut la pratique dans l’apprentissage du métier, d’où l’intérêt porté au chantier-école. Il effectuera probablement son stage de 4 mois au Centre national des Archives car il y a là des archivistes d’expérience, des « doyens » qui peuvent lui apprendre encore.

Deux services ont acceptés de recevoir notre délégation rapidement :

1. le service courrier ;
2. le service de la gestion administrative du personnel (Direction des ressources humaines).

Les agents se sont prêtés au jeu des questions-réponses et les étudiants ont montré intérêt et compréhension des enjeux.

Il s’en est dégagé que le contact entre les services municipaux et les Archives communales était régulièrement établi et que des versements étaient effectués, bordereaux à l’appui. La question de la capacité de stockage est la principale motivation pour effectuer des versements. Il semble aussi que les archivistes de Ouaga ont il y a quelques années organisé des sessions de sensibilisation auprès de certains services communaux, d’où certaines pratiques bien établies et le respect des procédures d’archivage.

Nous avons ensuite rejoint le dépôt des Archives où nous attendaient de nouveaux personnels communaux ; en effet, la mission reçoit l’appui de 6 agents communaux par roulement de 3 jours, puis ils sont remplacés par 6 autres, ainsi de suite jusqu’à la fin du chantier-école. Ce sont des agents qui ont pu bénéficier d’un temps de formation auprès de l’ENAM, d’où leur présence au cours de la mission.

Cependant, ce changement d’équipe nécessite de reformuler quelques rappels et recommandations pour le tri pour les nouveaux venus, alors que leurs prédécesseurs commençaient à avoir acquis certains réflexes. Mains les nouveaux venus apportent un nouvel élan sur lequel nous comptons nous appuyer. L’entente générale est bonne et les étudiants s’ouvrent volontiers à nous, la discussion dépassant largement le cadre des archives.

La poussière est faite car les étagères seront réemployées en fin de mission pour y re déposer les documents pré triés au cours de la quinzaine.

La discussion avec certains nouveaux venus parmi les personnels municipaux, principalement en poste dans les mairies d’arrondissements nous donne l’idée de demander à pouvoir visiter une de ces structures afin d’avoir un aperçu de l’archivage sur place ; et pour pouvoir proposer en marge de la mission un petit mémento de recommandations élémentaires pour ces mairies « annexes ».

En outre, dans un souci de montrer un maximum de choses aux étudiants, nous avons décidé de prendre un versement non encore traité après réception mais globalement bien constitué, bordereau de versement à l’appui. Il s’agira, pour le début de la 2^e semaine de travail d’aborder la phase de classement, l’analyse des documents, l’élaboration d’un plan de classement, la rédaction des instruments de recherche...

Nous avons identifié un versement idoine, celui du 1^er adjoint au maire, versé en deux temps, composé de près de 400 cotes (mais 70 boîtes). Nous avons aménagé l’espace de travail du 1^er étage pour lundi et avons réfléchi aux étapes de son traitement.

Dans un soucis pédagogique et didactique, il nous est paru utile de montrer ce que pouvait être le traitement d’un versement constitué, de sa prise en charge à sa mise en rayon.

Le traitement de ce versement s’accompagne donc d’un volet théorique, nécessaire surtout pour les élèves « direct » qui n’ont pas de notions en archivistique : élaboration du bordereau de versement, rédaction des analyses, élaboration d’un plan de classement...
C’est également l’occasion de confronter nos pratiques, entre français et burkinabé mais également entre les deux membres de la mission, qui travaillent en France pour des structures d’archives différentes. 

Trois groupes ont été constitués, avec un panachage d’étudiants « pro », d’étudiants « directs », des stagiaires aux Archives et de deux étudiants ayant achevé leur formation à l’ENAM qui nous ont rejoint en ce début de deuxième semaine. Nous avons fait le tour des tables pour prodiguer quelques conseils et répondre aux interrogations. 
A la « descente », la moitié des cotes du versement était analysées.

Pendant ce temps, les deux archivistes de Ouaga et les personnels communaux poursuivent le traitement du vrac au rez-de-chaussée. 

La distinction entre l’objet, l’action et la typologie se fait de manière plus évidente que la veille. Il s’agira demain d’ordonner les fiches de manière cohérente, au regard du plan de classement que nous avons élaboré. 

L’ouverture des boîtes a permis de déceler un certain nombre d’éliminables ; le pilon a été descendu dans la cour des Archives et incinéré (il en est régulièrement de même pour les éliminables découverts au cours du tri du vrac).

Petite anecdocte, durant la pause café, les étudiants de l’ENAM n’en ont pas profité pour écouter de la musique... ils étaient rivés sur le sondes pour écouter en direct les débats à l’Assemblée nationale pour le vote de la loi sur les Archives !

Le chef du service de l’état-civil de ladite mairie était venu appuyer la mission en fin de semaine dernière et nous avait parlé du local d’archives tout équipé dont il bénéficiait, tout en étant demandeur de conseils d’archivage. 

Effectivement, la mairie peut bénéficier d’un local entièrement dédié à la conservation des archives de l’état-civil (centralisant les registres de plusieurs arrondissements) et potentiellement des archives des autres services administratives de la mairie. Deux pièces sont équipées de placards et une pièce plus grande est donc dotée de rayonnages mobiles compactus, offerts par un partenaire belge. Apparemment ce serait l’unique salle d’archives du Burkina, Etat et collectivités confondus disposant d’un tel équipement.

Mais le problème est de savoir gérer un tel espace : conditionnement des registres, cotation, localisation, récolement topographique des rayonnages, gestion des accès au local... il n y a bien sûr pas d’archiviste rattaché à la mairie, pas d’agent en charge des archives non plus. 

Nous allons proposer quelques préconisations pour optimiser l’archivage pour ce type de structure, quelques soient les moyens matériels et humains dont les mairies peuvent disposer.

Nous avons rejoint les Archives communales pour procéder à une nouvelle étape : la réorganisation des fiches d’analyses eu égard au plan de classement proposé. Des vérifications permettent de procéder à de nouvelles éliminations. Suite et fin du classement demain. 

Après relecture des fiches d’analyse, des éliminations supplémentaires peuvent être faites et des regroupements et fusions de cotes sont effectués. Nous pouvons alors coter définitivement l’ensemble.

Plusieurs groupes peuvent ainsi saisir les fiches sur ordinateur pendant que d’autres cotent les liasses et les mettent en boîte.

Le versement, coté 17 W comporte désormais 283 cotes et représente 4,60 mètres linéaires. Il est mis en rayon dans le magasin des fonds conservés définitivement. 

A mi journée, nous avons reçu la visite de M. Bayala, directeur de la formation initiale de l’ENAM, accompagné de M. Koanda, secrétaire général de l’école. Ils ont pu s’entretenir avec les étudiants, échanger avec eux sur leur participation au chantier-école et formuler leur voeu de poursuite pour le partenariat avec Archivistes sans frontières et l’UVSQ.

Nous avons également reçu les salutations de M. Kaboré, directeur des Archives et de la médiathèque accompagné de Madame Yaméogo Naré, directrice générale des services administratifs de la commune de Ouagadougou, venus remercier la délégation d’ASF et encourager les futurs conservateurs de l’ENAM à contribuer à l’amélioration du sort des archives communales.

Nous avons rangé le pré-tri du vrac sur les étagères du magasin du rez-de-chaussée, par grand domaine d’activité, en suivant l’ordre du plan de classement. En dépit des nombreuses éliminations effectuées durant le tri, les étagères sont de nouveau bien remplies ; un tri plus fin, domaine par domaine sera nécessaire avant d’en tirer des versements définitifs.

La salle de conférence aménagée durant la quinzaine en salle de tri retrouve sa fonction initiale ; celle du rez-de-chaussée a vocation a être « sacralisée » en salle de tri, avec plans de travail et étagères.

Nous enchaînons ensuite avec un pot de remerciement organisé par les étudiants de l’ENAM, des séances photo et une cérémonie de clôture en présence du 1^er adjoint au maire de Ouagadougou, M. Belem et de la directrice générale des services administratifs, Madame Yameogo Naré, durant laquelle les diplômes d’attestation de formation ont été remis aux étudiants de l’ENAM et aux stagiaires.

Entre temps, nous avons fait un tour de table permettant une évaluation du chantier-école.

Avant que tout le monde se quitte, les contacts ont été échangés afin de pouvoir envoyer les livrables (bordereau de versement du 17W, plan de classement de la commune de Ouagadougou, préconisations...) et de répondre aux questions que les participants au chantier-école ne manqueront pas de formuler à l’avenir.